Prosedyre for revisjon av samlinger
På det mest grunnleggende nivået bekrefter denne prosedyren at dokumentasjonen samsvarer med virkeligheten: at museet har alle objektene objektdatabasen og protokollene viser man skal ha, riktig nummerert og plassert der de skal være. Ledelsen bør ta stilling til følgende spørsmål:
- Hvordan vil man kvalitetssikre innholdet i samlingsdokumentasjonen?
- Hvor ofte vil man utføre rutinemessige revisjoner på ulike deler av samlingen og i museets samlingsforvaltningssystem?
- Hva vil være målene og omfanget av disse revisjonene?
- Har noen deler av samlingene eller systemene behov for hyppigere eller strengere revisjoner?
- Hvordan vil man utføre stikkprøver?
- Hvilke omstendigheter vil utløse ytterligere revisjoner (f.eks. mistanke om tyveri av objekter etter en større utstilling, etter et forskningsprosjekt).
- Hvem skal utføre revisjoner og hvordan?
- Hvem er ansvarlig for å registrere resultater av revisjonen og godkjenne eventuelle tiltak?
Policy for samlingsrevisjon
Museet bør ha en policy som dekker samlingsrevisjoner. En revisjonspolicy kan enten være et frittstående dokument eller være innarbeidet i en overordnet samlingsforvaltningspolicy. Den skal oppfylle en minimumsstandard.
Minimumsstandard
- Man utfører og dokumenterer regelmessige revisjoner av museets samlingsdokumentasjon.