Museet bør ha en policy som beskriver hvordan organisasjonen sikrer all nødvendig dokumentasjon for å oppnå god samlingsforvaltning.
Museets policy for inventarkontroll kan enten være et frittstående dokument eller være en del av en overordnet samlingsforvaltningsplan. I begge tilfeller bør museet ta stilling til følgende spørsmål:
• Hvordan finner en frem til dokumentasjonen?
• Er museets nummereringssystem offisielt godkjent og opprettholdt?
• Hvordan vil museet sørge for at dokumentasjonen holdes oppdatert?
• Hvordan håndterer museet revisjon av dokumentasjonen?
• Dersom museet har etterslep i minimumsdokumentasjon, hvordan vil museet sette i gang med retrospektiv dokumentasjon og hva skal prioriteres?
• Hvordan vil ledelse og styre frigjøre ressurser som kreves til gjennomføring av retrospektiv dokumentasjon?