Revisjon og metodikk
Som et nyttig revisjonsverktøy ønsker vi å anbefale å håndtere en revisjon som et prosjekt med en egen prosjektplan. Prosjektplanen bør inneholde følgende avsnitt:
1. Revisjonens målsetting og omfang
Avhengig av revisjonens målsetting, kan en revisjon omfatte hele samlingen, all informasjon relatert til en delsamling, eller den mest vanlige form for revisjon; en avgrensning på både kvantitet og omfang av dokumentasjon .
Ved en revisjon med avgrensning på kvantitet og omfang av dokumentasjon, skal de valgte objekter være representative for den delen av samlingen revisjonen utføres på. Dette kan oppnås ved å velge et vilkårlig antall objekter fra museets viktigste dokumentasjonskilder som aksesjonsprotokoll, registreringskort og digital dokumentasjon.
2. Organisasjon
Beskriv prosjekteier, styringsgruppe, arbeidsgruppe (de som utfører revisjonen), referansegruppe (de som intervjues av arbeidsgruppen).
3. Organisering av arbeid
- Lag et arbeidsdokument (excelskjema) med alle felt som skal revideres
- Beskriv arbeidsfordelingen mellom medlemmene i arbeidsgruppen (kan justeres underveis, angi dato)
- Beskriv mulige tiltak (kan justeres underveis, angi dato)
- Beskriv hvem som er autorisert for å gjennomføre de forskjellige tiltakene (kan justeres underveis, angi dato)
Minimumsrevisjon
- Det lages et arbeidsdokument/(excel)skjema med følgende informasjon:
- Overskrift: Revisjonsnavn
- Overskrift: Revisjonsperiode
- Felt:
- Objektnummer
- Objektets fysiske plassering og lokasjonsbeskrivelse
- Nøyaktigheten av nummeret som er merket på objektet
- Nøyaktigheten av objektbeskrivelsen i dokumentasjonsystemet (ved bruk av termer, feltnavn fra museets system).
- Foto tilgjengelig
- Revisjon utført av:
- Avviksnotat
- Tiltak
- Tiltak utført av:
NB: i digitale dokumentasjonssystemer kan du låse de dokumenter som skal være en del av revisjonen under revisjonsperioden.
Oppsummering
Resultatene fra revisjonen beskrives i en kort oppsummering. Oppsummeringen kan f. eks inneholder en statistisk estimering av situasjonen for hele utvalget. Den skal også kort beskrive hvilke funn som er gjort og hvilke tiltak som er igangsatt. Avslutningsvis bør det komme en anbefaling for fremtiden. Anbefalingen kan være at hele (del)samlingen bør revideres eller et fremtidig tidspunkt for ny revisjon.
Oppsummeringen bør også vie noen setninger til gjennomføring av prosjektet; f.eks. om planlagt arbeidsmetodikk var hensiktsmessig. Eventuelle endringer i arbeidsmetodikk underveis bør beskrives.