Avhengig av størrelsen på organisasjonen din kan rutiner for utlån være lite byråkratisk eller etter strenge regler og ufravikelige krav med hensyn til transport, klima og sikkerhet. For alle utlån gjelder dog å ha en god avtale på plass mellom utlåner og lånetager med tanke på å holde oversikt over hvor objekter til enhver tid befinner seg og i tilfelle et objekt blir borte eller ødelagt.
Museet bør få avklart følgende før godkjenning av utlånet:
- Navn på låntaker
- Navn, ansvarlig for utlån
- Låneperiode
- Hvem godkjenner lokale for utstilling, lys, klima, utstillingsmetode?
- Hvem monterer, hvem tar ned og har ansvar for transport ?
- Hvordan er sikkerheten ivaretatt?
- Hvordan er objektene forsikret?
Når et museum har lånt et objekt, kan dette ikke lånes videre til et annet museum uten skriftlig godkjenning av eiermuseet.
Etter at en skriftlig avtale er på plass kan utlånet avgårde til låntager. En objektliste (helst med tilstandsvurdering) fra CMS-systemet skal følge med utlånet og låntaker skal underskrive på hva de har mottatt. Kopi leveres til den som er ansvarlig for utlån i eget museum. Og utlånet samt midlertidig plassering registreres i CMS-system.