Policy

Aksesjonspolicy

Denne overordnede aksesjonspolicy er behandlet i ledergruppen og vedtatt av museets styre (dato).

Viktige føringer for arbeid med aksesjoner

  • Museets aksesjonskomité har som oppgave å iverksette og gjennomføre museets aksesjonspoli­cy
  • Aksesjonsforslagene omfatter deposita, gaver og innkjøp. Komiteen må forsikre seg om at det foreligger komplett dokumentasjon av aksesjonen;
    • Aksesjonens proveniens skal være kjent og aksesjonen skal ikke stå i motstrid med nasjonal og internasjonal rett og/eller nasjonale og internasjonale avtaler
    • En tilstandsvurdering gjennomføres
      • Eventuelle konserveringskostnader beregnes
      • Magasineringskostnader beregnes
    • Hvem eier eventuelle publiseringsrettigheter?
  • Aksesjonsforslagene behandles i aksesjonskomiteen og er i tråd med museets gjeldende samlingsplan
  • Aksesjonskomiteens innstilling legges frem til godkjenning av museets direktør

Aksesjonskomiteens sammensetning og ansvar

  • Aksesjonskomiteen er direkte underlagt direktøren, og skal sammensettes slik at samtlige av museets hovedsamlingsområder er representert.
  • Aksesjonskomiteen består av x medlemmer som velges for x år i tillegg til direktøren
  • Museets registrar sender ut innkalling til møter, møteagenda og ferdigstiller skjemaene for dokumentasjon av mulig aksesjon. Disse utgjør beslutningsgrunnlaget for alle vedtak i komiteen.
  • Komiteen møtes jevnlig, helst månedlig
  • Det påhviler komiteen å holde seg orientert innen de aktuelle samlingsområdene. Samarbeid eller konsultasjon med ekstern ekspertise kan være aktuelt. Aksesjonskomiteen har et særlig ansvar for å ha et nært samarbeid med de av museets medarbeidere som har spesialkompetanse innen museets ulike samlingsfelter, inkludert konservering og magasinforvaltning. Alle kuratorer har et medansvar for å evaluere objekter som kan være av interesse å erverve til samlingene og å legge frem velbegrunnede skriftlige forslag til komiteen. Begrunnelsene må være av en slik kvalitet at de kan brukes som underlag for katalogisering.

Agenda for komitémøtene:

  • Godkjenning av saksliste
  • Økonomisk status
  • Referat fra forrige møte
  • Oppfølgingssaker
  • Nye forslag om innkjøp/tilbud om gaver
  • Til orientering
  • Offentliggjøring av nyervervelser
  • Eventuelt
  • Kommende begivenheter: auksjoner, utstillinger

Registraren mottar alle forslag, både fra museets egne ansatte og fra eksterne. Forslag om kjøp skrives i aksesjonskomiteens beslutningsgrunnlag. Dette skjemaet utarbeides av aksesjonskomiteen. Journalføring og arkivering skjer etter gjeldende rutiner for arkivering. Det er hvert medlems ansvar å sette seg inn i saksdokumentene i forkant av hvert møte. Registraren er ansvarlig for møteinnkallelse, saksliste og møteprotokoll.

Samtlige av årets ervervelser bør presenteres på museets nettsted og i museets årsmelding.

Økonomi

Innkjøpsbudsjettet fastsettes av styret. Fakturaer vedrørende innkjøp attesteres av registraren og anvises av direktøren.

Hasteutvalg

Direktøren kan nedsette et hasteutvalg bestående av x-antall av komiteens medlemmer i tillegg til direktøren selv, i de tilfeller hvor aksesjoner krever rask beslutning. Dette kan eksempelvis gjelde ved kortvarige utstillinger og innkjøp i forbindelse med auksjoner.

Arbeidsoppgaver etter positivt vedtak

  • Fullstendig registrering av objektet i museets database
    • Tildeling av unikt objektnummer
  • IPM-tiltak dersom nødvendig
  • Merking av objekter med unik objektnummer
  •  Fotografering av objektet
    • Bilder i høy oppløsning knyttes til objektnummeret i databasen
  • Pakking og magasinering