Når noen ringer til museet og tilbyr objekter
Sentralbord
Telefonen settes over til en samlingsansvarlig. Dersom ingen er tilgjengelig, noter navn, adresse og telefonnummer slik at de kan ringe tilbake senere.
Samlingsansvarlig
Dersom objektene åpenbart ikke er aktuelle; takk nei umiddelbart.
Dersom objektene kan være av interesse, send vurderingsskjema, dvs. skjema for dokumentasjon av mulige aksesjoner, til giver, enten i posten (husk å spørre om antall) eller på e-post. Husk også å be om å få tilsendt digitale bilder av objektene dersom det er mulig.
Når noen kommer til museet med objekter de ønsker å gi i gave, selge eller deponere
Sentralbord
Ta kontakt med en samlingsansvarlig eller avdelingsleder.
Dersom ingen er til stede, vis til museets praksis med utfylling av skjema og vurdering før eventuelt inntak. Forsyn giver med skjema for alle objekter og be om at disse blir utfylt og sendt/levert tilbake til museet.
Giver kan etterlate objekter på museet og mottar da en kvittering for aksesjon til vurdering, museet beholder en kopi av kvitteringen. Museet forplikter seg ikke til å ta opp objektet i sin samling.
Objektet plasseres på mottaksrom uren sone i tilfelle skadedyr. Husk merking med eiers navn og adresse, dato for mottak, hvem som har mottatt objektet.
NB! Uansett ansees ikke objektene for endelig mottatt. Dersom objektene etter vurdering i aksesjonskomiteen ikke tas inn, må de hentes av eier. Dersom eier ikke henter objektene, skal museet påse at objektene blir levert tilbake til eieren. Med mindre det er inngått avtale med eier, om at museet står fritt til å avhende objektene, dersom de etter vurdering ikke skal tas inn i samlingen.
Mottak av objekter etter vurdering
Når klarerte objekter leveres av giver etter avtalt tid, skal museets samlingsansvarlig ta imot giveren. Skjemaet for dokumentasjon av mulig aksesjon fylles ut og undertegnes av giveren og av samlingsansvarlig på vegne av museet.
Dersom ingen samlingsansvarlig er tilgjengelig, tar man imot gaven, gir giveren en kvittering for mottak av objekter og informerer vedkommende om at et takkebrev ettersendes. På objektene knyttes en merkelapp påført innleveringsdato og navn på giver, før de settes på mottaksrommet i uren sone for bl.a. undersøkelse for skadedyr. Husk å varsle samlingsansvarlig.