Utlånskomité, saksbehandling ved utlån
Korttidsutlån som omtalt i denne policyen, omfatter utlån til norske og utenlandske institusjoner med varighet opp til 6 måneder.
Saksbehandling
Informasjonen om museets retningslinjer for utlån og krav til søknader bør være tilgjengelig for publikum via museets nettside.
Søkere må gjøre seg kjent med museets betingelser for utlån, og vurdere om egen institusjon kan ta imot de ønskede objekter. Låntaker må forholde seg til museets sikkerhetskrav og i enkelte tilfeller vil ansatte ved museets sikkerhetsavdeling besøke lånerens utstillingslokaler før uttransport. Dersom låntaker ombestemmer seg i forhold til en låneforespørsel eller enkelte objekter, må låner umiddelbart informere museet for å unngå unødvendig ressursbruk.
Museer bør oppmuntre til aktiv bruk av samlingene blant annet ved å imøtekomme utlånsforespørsler så langt det lar seg gjøre gjennom god saksbehandling og samlingsforvaltning. Museet skal fortløpende behandle søknader f.eks. i en utlånskomité og underrette søkeren så raskt som mulig om tilsagn, eventuelle utfordringer eller avslag. Avslag skal være skriftlig begrunnet.
Låneforespørsler, vurderingskriterier
Låneforespørsler kan vurderes i forhold til følgende momenter:
- Objektets bevaringstilstand og egnethet for transport og utstilling utenfor museet
- Objektets utlånshistorikk
- Museets eget behov for å disponere objektet i gjeldende periode
- Hvorvidt objektet er med i basisutstilling
- Antall objekter i samlingen av samme kunstner/produsent
- Museets kapasitet i den aktuelle perioden
- Låneinstitusjons/utstillingsstedets sikkerhet (fasilitetsrapport)
- Låneinstitusjons profesjonalitet (i forhold til håndtering etc.)
- Utstillingens faglige betydning
- Museets relasjon til låneinstitusjon
Øvrige vilkår for korttidsutlån fra museets samlinger
Søknad om korttidsutlån bør fremmes skriftlig og senest 9 måneder innen utstillingen begynner. Søknaden skal inneholde:
- Utlånsperiode, formell låntaker, utstillingslokale og tittel for utstillingen.
- Liste over ønskede objekter (for kunstmuseum: kunstner, tittel, dato, teknikk, mål, inventar nummer).
- Faglig begrunnelse for utlånet: For utlån til utstillinger skal det legges ved en redegjørelse for utstillingens utforming og faglige innhold. For utlån for forskningsformål skal det legges ved en redegjørelse for forskningsprosjektet.
- Standard klima- og sikkerhetsrapport (fasilitetsrapport). Utfyllingsskjema bør kunne lastes ned fra museets nettside om utlån. Fasilitetsrapporter må av sikkerhetshensyn sendes per post.
Administrativt gebyr
Museet tar/tar ikke administrativt gebyr i tilknytning til utlån, men alle utgifter i forbindelse med utlånet er låntaker ansvar. Låntakere blir informert dersom utlånet krever konservering før det kan lånes ut. Låntaker belastes utgifter for konservering av objektet.
Instruks for Utlånskomiteen
Museets utlånskomité har som oppgave å iverksette og gjennomføre museets utlånspolicy. Utlånskomiteens vurderinger er rådgivende for museets ledelse/direktøren, og direktøren kan i enkelte tilfeller overstyre komiteens beslutninger. Komiteen har et særlig ansvar for å holde utlånsaktiviteten på et håndterbart nivå med hensyn til øvrig arbeid.
Museets utlånspolicy skal evalueres hvert tredje år. Den skal behandles i ledergruppen og godkjennes av museets styre.
Utlånskomiteens sammensetning og ansvarsfordeling
Utlånskomiteen består av en komitéleder, kuratorer med kompetanse innenfor de ulike fagfelt som samlingene representerer, samt en representant fra henholdsvis Konservering, Formidling og Sikkerhet. Museets faglige personale har et medansvar for å evaluere låneforespørsler på grunnlag av velbegrunnede søknader og fasilitetsrapport. Komiteen bør møtes cirka en gang i måneden.
Registrar for utlån, forbereder komitémøtene, fører referat og koordinerer den videre saksbehandlingen.
Formidling og statistikk
Museets utlån blir presentert i museets årsmelding og på museets nettside for utlån.
Agenda for komitémøtene
- Godkjennelse av referat
- Oppfølgingssaker
- Gjennomgang og behandling av forespørsler om korttidslån
- Utstillinger med objekter fra egne samlinger
- Langtidsutlån (deposita)
- Eventuelt (andre saker som er relevante for komitéen)