Prosedyren for tilstandsvurdering og teknisk bedømmelse
Museet bør utføre og oppdatere tilstandsvurderinger som del av følgende prosedyrer: Mottak av objekter, Ervervelse og aksesjon, Plassering, flytting og transport, Katalogisering, Utlevering av objekter, Innlån, Utlån, Bevaring og konservering, Inventarkontroll, Avhending.
En tilstandsvurdering vil ha betydning for hvordan objektene skal behandles og brukes. Museet skal utføre og dokumentere tilstanden i sitt Collection Management System og holde det oppdatert.
Museet skal definere hvem som har det organisasjonsmessige ansvaret for tilstandsregistreringene. I og med man studerer objektet, og det kan være lurt å se på Rutinebeskrivelsen «Håndtering av objekter av ulike materialer». Noter alltid hvem som har utført tilstandsvurderingen og når den er gjort.
Ved kjøp eller tilbud om objekter må tilstanden vurderes for å ha et godt underlag for beslutning om mottak. Hvor omfattende konserveringstiltak skal til for å bevare objektet? En undersøkelse vil også kunne gi opplysninger om autentisitet og tidligere skader.
Tilstandsvurderingen
Vurderingen omfatter beskrivelse av objektets materialesammensetning, tilstand eller nedbrytningsgrad, og spor etter tidligere behandling. Anbefalinger om klima og oppbevaring kan noteres. Riktig oppbevaring under gode klimatiske forhold vil stabilisere tilstanden og konserveringsinngrep kan utsettes.
Rutinebeskrivelsen tilstandsvurdering for objekter i registreringssystemet Primus gir utfyllende opplysninger. Se også hjelpeskjema for definisjon av tilstand.
Teknisk tilstand
Man skal notere om deler mangler, f.eks et stolben, skruer, et lokk, en ramme etc. Dessuten kan man notere hvilken teknisk tilstand objektet er i; om det er i funksjonell stand hvis dette er en viktig egenskap ved objektet, f.eks. om et ur er i orden. Objekter som mangler enkelte deler eller som er ute av funksjon, kan som oftest restaureres om dette er nødvendig. En restaurering gir ofte ny kunnskap om objektet.
HMS-tiltak
Man skal notere om det er spesielle HMS-tiltak som er nødvendige i forbindelse med håndtering av objekter. Ansatte ved museer eller arkiver kan få helseskader etter langvarig kontakt med helseskadelige stoffer i forbindelse med arbeid i magasiner eller arkiver.
Spesielle HMS-tiltak er nødvendig når det er observert mugg, når objektet har vært behandlet med insektmidler, når objektet i seg selv er giftig eller farlig å håndtere, f.eks. medisinsk utstyr, når det er snakk om eksplosiver, gjenstander av bly, amalgamspeil med frigjort kvikksølv osv. Det alltid nødvendig å ta sine forholdsregler ved inntak av gjenstander. Se ellers kapittel 22 om Helsefarlige stoffer i museer.
Museet skal ha en policy for tilstandsvurderinger av objekter.
Prosedyren for tilstandsvurdering og teknisk bedømmelse skal sørge for:
- at tilstandsvurderinger blir gjennomført av kyndig personale
- at all dokumentasjon av tilstandsvurderinger holdes oppdatert
- at all informasjon fra tilstandsvurderinger kan gjenfinnes via objektnummeret
- at individuelt og organisatorisk ansvar for tilstandsvurderinger er tydelig definert og plassert i organisasjonen
- at bakgrunnen for tilstandsvurderingen, samt dato og navn på personen som har gjennomført den, blir dokumentert
- at det gjøres en tilstandsvurdering hver gang det skjer en endring i bruk av objektet, eller dersom klima og miljø rundt objektet endrer seg
- at museet kan følge utviklingen i tilstanden til et objekt over tid
- at museet følger bestemte rutiner dersom det observeres faresignaler knyttet til objektets tilstand
- at tilstandsvurderinger blir gjort i forbindelse med følgende prosedyrer: Mottak av objekter, Ervervelse og aksesjon, Plassering, flytting og transport, Katalogisering, Utlevering av objekter, Innlån, Utlån, Bevaring og konservering, Inventarkontroll, Avhending.