Rutinebeskrivelse for arbeid med utstillinger

Prosjektstyring av utstillingsarbeid

Et prosjekt har normalt en start og en slutt, og utstillingsarbeid foregår vanligvis på denne måten. Utgangspunktet skal være en god prosjektbeskrivelse som deles med alle involverte.

Å lage utstillinger er teamarbeid som krever god prosjektstyring av en leder med klare fullmakter for økonomi og disponering av medarbeidere. Det er mange mennesker involvert, ofte med hvert sitt spesiale. Godt samarbeide mellom ledelsen, ulike faggrupper og leverandører er viktig for et godt resultat.

Det kan derfor være smart å ta i bruk et webbasert prosjektstyringsverktøy i forbindelse med utstillingsarbeid. Det finnes flere slike på markedet hvor man kan organisere og dele oppgaver, også med eksterne brukere.

I det følgende vil vi konsentrere oss om utstillinger med objekter med variasjon i tilstand og materialer. Det er flere faser i en slik utstillingsproduksjon. Flere arbeidsprosesser må foregå parallelt og det krever god koordinering, kunnskap om hverandres arbeid og respekt for ulike fagområder.

Skissering av emner i forbindelse med utstillingsforløpet

• Prosjektbeskrivelse
• Organisering og økonomi, prosjektstyringsverktøy
• Layout for utstillingen, lokaler og montre, klima
• Objektoversikt, evt. innlån (objektdatabase)
• Tilstandsrapporter, tid til konservering
• Montering
• Demontering samt returnering av gjenstander om utstillingen er av kortere varighet

En utstilling går som regel over i en driftsfase og man må også ha en plan for hvordan den følges opp videre med kontroll av klima, renhold osv.

En samling i et nytt bygg

En sjelden gang starter man med blanke ark og bygger et nytt bygg for en samling. Da skal man sammensette et team av ansatte med ulik kompetanse for å få et best mulig resultat og få drøftet ulike sider ved prosjektet: formidling, bevaring, økonomi og drift. På bakgrunn av dette kan arkitekt eller byggeleder foreslå gode praktiske og ressursmessig gjennomførbare løsninger for museet.

Layout for utstillingen, lokaler og montre, klima i rommet

Utstillinger med objekter består ofte av frittstående objekter og objekter i montre. Alt etter hvilken type museum dette er, vil det kunne investeres mye eller lite i utstyr. Uansett bør det brukes tid i forkant av utstillingsprosjektet og man må beskrive det best mulig for å få fram de beste løsningene og holde oversikt over ressursbruken, både personale og økonomi.

Design av utstillingsrom

Det er oftest en ramme for hvor en utstilling skal lages, i et eller flere rom, av ulik størrelse. Hvor stor plass utstillingen kan ta i rommet, kan avhenge av flere faktorer:

• Hvordan vil man at publikum skal bevege seg ?
  
• Hvor mange er det plass til om gangen, en skoleklasse?
• Belysning og tekniske installasjoner kan det  tilpasses?

Design av utstillingen, valg av objekter

Ut fra en idé om hva som skal presenteres, arbeider designeren sammen med den fagansvarlige kurator for å få fram utstillingens budskap. På et tidspunkt velges de objekter som skal illustrere eller formidles i utstillingen ut. Det er viktig at samarbeidet med konservator starter i god nok tid. Disse spørsmålene vil raskt melde seg:

• Utvelgelse av objekter, vurdering av tilstand og hvilke bevaringsmessige tiltak som må gjøres, ofte et minimum av rengjøring
• Metode for montering av objekter, fritt i rommet og/eller  i montre
  • tekstiler på utstillingsdokker, kjøp eller produsert av konservator
  • stativer og oppheng, kjøp eller egenproduksjon
  • objekt-tilpasset montering med f.eks understøttelse av svake partier, bokvugger etc.
  • objekt-tilpasset utstilling, hva er kravene til klima?

Monterdesign

Montre kan kjøpes av profesjonelle firmaer, produseres i museet eller fremstilles av lokale bedrifter. Spesielt om de to siste løsninger velges, kan dyrekjøpte erfaringer gjøres om man ikke forbereder det godt.

• Konstruksjon
• Materialer
• Klima i montre
• Lys i utstillingen

Oppfølging under utstillingsforløpet

• En gruppe utpekes til å etterse utstillingen så lenge den pågår. Ansvarsområder fordeles ut fra tilknytning til fagområde
• Rengjøring i utstillingsområdet og i montrene
• Rengjøringspersonalet informeres/veiledes om rengjøring av lokalet. Hvis det er spesielle forholdsregler, må disse tydeliggjøres.

Utstillingsrom og montre

For lokaler:

• Teknisk utstyr: Varme, elektrisk utstyr, lys evt. aircondition. Det er viktig at disse tekniske installasjoner installeres slik at de ikke forstyrrer eller griper inn i områdene hvor objektene er plassert.

For montre:

• Besiktigelse av prøvemontre: Montren skal inneholde et utvalg av typiske gjenstander for utstillingen. Klima og lyssetting vurderes. Evt. prøvemontre i prøverom, som kan gi et typisk inntrykk av hvordan utstillingen vil fremstå.
• Montre skal være klare i god tid for testing

Objektoversikt

En objektdatabase kan være nødvendig spesielt ved større utstillinger. I alle tilfeller skal det være en objektoversikt for identifikasjon:

• Eierforhold (institusjonsnavn, adresse, kontaktperson, telefonnr, faxnr, forsikringsverdi, avtaler for transport, presentasjon)
• Objektbetegnelse, objektnr, mål (høyde, bredde, vekt o.lign.)

Objektoversikten skal inneholde:

1. Beskrivelse av objekt
2. ID-foto
3. Plassering i montre/ utstillingen
4. Lux spesifikasjoner
5. Klimaspesifikasjon

• Objektoversikten skal fungere som avtaledokument mellom prosjektleder, arkitekt, evt. monteringsverksted/håndverker og konserveringsseksjonen. Det foregår redigering jevnlig, og alle grupper skal ha oppdaterte oversikter.
• Oversikten skal også fungere som sjekkliste for personalet som arbeider med montering av gjenstandene.
• Under montering er det hensiktsmessig å ha en objektliste, hvor ID-nr er fortløpende kombinert med en liste hvor monternes nr er fortløpende.

Tilstandsrapporter ved innlån fra andre

Innlån av objekter er vanlig i forbindelse med utstillinger. Da skal det følge med en tilstandsrapport som skal inneholde:

• Kvittering for mottak og tilbakelevering. (Låner oppbevarer originalen i låneperioden og eier en kopi. Ved tilbakelevering mottar eieren originalen. Låner oppbevarer heretter kopien).
• Identifikasjon: objekttype, mål, materiale
• Tilstand, evt. konserveringsbehov, samt tillatelse fra eier til evt. behandling
• Plassering
• Spesielle forholdsregler samt utlånsbetingelser
• Andre forhold som forsikringssum, bestemmelser på stedet, sikring
• Pakking og transport

Konservering

• Konserveringsetikken krever at det ikke nødvendigvis må utføres konservering utover hva som kreves for å sikre objektet under magasinering, transport og utstilling og for å fjerne løstsittende støv. Men dette er avhengig av objektenes tilstand og dette bør konservator avgjøre.

Demontering samt returnering av objekter

• Originalt pakkemateriale samt evt. deler av objekter som ikke skal utstilles, oppbevares samlet til utstillingens opphør.
• Vær oppmerksom på om det er anbrakt tape på pakkematerialet, dette kan senere volde problemer. Det mest hensiktsmessige er å fjerne gammel tape ved utpakkingen.

Det er hensiktsmessig at de som monterer, også er med til å demontere.

Øvrig litteratur

«Manual of Museum Exhibition»; Second Edition, Edited by Barry Lord and Maria Piacente