Prosedyre for katastrofeplanlegging for samlinger
Museer skal ha beredskapsplaner for katastrofer som brann, oversvømmelse eller andre naturkatastrofer for mennesker og for samlinger. Dette kapitlet konsentrerer seg om samlinger. Med utgangspunkt i definisjonene for risiko og sårbarhet er det mulig å analysere museets trusselbilde, konsekvensutrede og beskrive skadeforebyggende tiltak.
ROS-analyse og beredskapsplan
Risiko uttrykker sannsynlighet for konsekvens av hendelse, og sårbarhet uttrykker problemer et system eller mennesker får med å fungere når de utsettes for hendelser.
En risiko- og sårbarhetsanalyse , ROS-analyse, er i hovedsak en kvalitativ risikovurdering, som bygger på faglig skjønn og erfaring.
ROS-analysen er grunnlaget for å utarbeide museets beredskapsplan. Beredskapsplanen skal bidra til å forebygge og begrense konsekvensene samt sikre en optimal håndtering av de situasjoner som er vurdert som mest kritiske. De første 48 timene etter en krisehendelse er å regne som mest kritiske, og med et viktig forarbeid kan man redusere faren for tap av verdier.
Beredskapsplanen bør omtale restverdiredning, RVR i et eget avsnitt. Forsikringsselskapene legger vekt på at deres kunder er oppdaterte på å minimere skader etter ulykker. Museet bør ha RVR-utstyr, beredskapskasser med redningskort klare for en nødsituasjon.
Evakuering av besøkende, ansatte og gjenstander
I bygninger der det er fare for tap av liv er en evakueringsplan for personer påkrevd. I tillegg skal man i museer ha evakueringsplan for samlingen, se beredskapsplan.
En evakueringsplan for samlingen, består av en prioriteringsliste med objekter som har høyest evakueringsprioritet og plantegninger. Disse objektene eller delsamlingene skal tegnes inn i museets plantegninger. Kunnskap om hvordan gjenstandene og interiøret er montert er også verdifull informasjon for brannvesen og annet redningspersonell. Når en krisehendelse oppstår, skal man ha færrest mulige valg. Valgene må være gjort på forhånd. Oversikten og plantegningene bør ligge i operasjonssenteret, og et eksemplar bør overleveres politiet.
En evakuering er ikke uproblematisk, for gjenstanden utsettes for fysisk håndtering, risikofylt forflytning samt risiko for tyveri under transport og midlertidig lagring. En evakuering skal kun gjennomføres dersom gjenstanden bevares bedre utenfor bygningen enn inne i bygningen.
Dokumentasjon av hendelser, tiltak og beslutninger i en beredskapssituasjon, må tas på alvor. I ettertid og i forhold til erstatning, tyveri, uklare forhold rundt hva som ble tatt ut av bygningen etc., er dette viktig. Se plan for dokumentasjon i en beredskapssituasjon.
Definisjoner
Risiko: uttrykk for den fare uønskede hendelser representerer for mennesker, miljø- eller materielle verdier. Risikoen uttrykkes ved sannsynlighet for og konsekvensene av de uønskede hendelser. (Norsk Standard, NS 5814)
Sårbarhet: uttrykk for de problemer et system får med å fungere når det utsettes for en uønsket hendelse, samt de problemer systemet får med å gjenoppta sin virksomhet etter en hendelser. (NOU 2000:24 Et sårbart samfunn).
Krise: En situasjon som avviker fra det som er normalt, oppstår relativt hastig og har betydning for samfunnet, truer grunnleggende verdier (liv, helse og livsgrunnlag) og krever at tiltak settes i gang raskt.
Beredskap: med beredskap forstås tiltak for å forebygge, begrense eller håndtere kriser og uønskede hendelser (NOU 2000:24).
Minimumsstandard
Museet skal ha en policy for katastrofeplanlegging, kriseberedskap og restverdiredning. Se beredskapsplan.
Prosedyren for katastrofeplanlegging skal sørge for:
- at museet gjennomfører risiko- og sårbarhetsanalyse for objektene det har forvaltningsansvar for
- at museet har en beredskapsplan med tiltak som svarer på ROS-analysen
- at museet har evakueringsplaner med oversikt over hvilke objekter som skal prioriteres ved evakuering og hvor disse befinner seg
- at museet har en til enhver tid oppdatert kontaktliste til personer og organisasjoner som skal kontaktes i tilfelle en katastrofe
- at museet har et rom som er operasjonssenter i en krisesituasjon
- at museet gjennomfører øvelser for ansatte og frivillige i kriseberedskap og restverdiredning
- at museet kan gjøre rede for sine objekter før og etter en katastrofe