Retningslinjer for arbeid med beredskapsplan
En beredskapsplan er en oversikt over museumsorganisasjonen og et varslingssystem som iverksettes i tilfelle en nødsituasjon oppstår. Den er i tillegg et verktøy for å få organisasjonen til å være i beredskap.
Hvem lager beredskapsplan
Personalet ved museet skal ha innflytelse på utforming av en beredskapsplan. Det er en fordel om personale med ulik kompetanse og erfaring deltar i arbeidet med å utarbeide planen, også personale med kunnskap om forebyggende konservering. Det skal være årlige øvelser.
Evakueringsplan for samlingene
Lag en plantegning over museumsområdet.
Lag en evakueringsplan for objekter som har høyest evakueringsprioritet. Disse objektene eller delsamlinger skal tegnes inn i museets plantegninger. Kunnskap om hvordan gjenstandene og interiøret er montert er også verdifull informasjon for brannvesen og annet redningspersonell. Når en krisehendelse oppstår, skal man ha færrest mulige valg. Valgene må være gjort på forhånd. Oversikten og plantegningene bør ligge i operasjonssenteret, og et eksemplar bør overleveres politiet.
Oppbevar kopier av plantegningen både innenfor og utenfor museets område
- Nummer/kode for hver bygning/område
- Inn- og utganger i nødsituasjoner
- Plassering av rør og ledninger og hvordan/hvor de stenges av
- Plassering av nødutstyr (nødstasjon), redningskasser og redningskort
- Høyrisikoområder
- Plassering av samlinger og prioriteringsliste for evakuering
- Registrer plassering av kopi av informasjon om hva som er i de enkelte bygninger for å kunne gjøre rede for objektene etter en katastrofe.
Mal for beredskapsplan for museet
1. Innledning
I innledningen forklarer man hva en beredskapsplan innebærer; personsikkerhet, sikring av bygningsmasse og sikring av samlingene.
Her vil funn fra risikoanalysen kunne omtales: Hvor stor er sjansen for at noe kan skje? Hvor store følger kan det få? Hva er en akseptabel risikograd? Dette er viktige spørsmål museet må ta stilling til i en beredskapsplan.
2. Ledelsesansvar
Det er vesentlig at ledelsen viser eierskap til beredskapsplanen. Beredskapsplanen trygger organisasjonen i å ha en kontinuitet selv i en unntakstilstand. Sikring av personale, bygningsmassen og samlingen har høyeste prioritet. Alle ansatte i museet skal til enhver tid kjenne til hva som skal skje i en krisesituasjon. Beredskap skal være integrert blant alle ansatte på museet. Videre skal ledelsen beskrive hvordan planen har blitt utformet, hvem som har vært medvirkende, hvem som fører planen i pennen og eventuelt hvor mange ressurser som har blitt allokert til planen. Planen skal gjelde for x-antall år og være knyttet til museets handlingsplan og årsbudsjett.
3. Overordnet mål med planen
Beredskapsplanen er et verktøy for å få organisasjoner til å forberede seg på eventuelle nødhendelser. Den har som målsetting å forebygge nødsituasjoner i størst mulig grad og å begrense skadeomfanget. I tillegg til at planen beskriver hvordan museets ansatte skal forholde seg i nødsituasjoner, skal planen også inkludere skriftlige avtaler med eksterne samarbeidspartnere som brannvesenet og transportselskaper om hvordan de skal forholde seg til nødsituasjoner.
4. Skolering
Organisasjonen beskriver her hvilke ansatte som skal ha gjennomført hvilke grunnkurs innen de første to år etter ansettelse, og hvor ofte kursene skal repeteres. Det dreier seg om førstehjelpskurs, kurs for hjertestarter, brannslokning, evakuering med mer.
5. Samlingsteam, RVR-team
Museet bør ha et krisehåndteringsteam for samlingene, et restverdiredningsteam, et RVR-team. Et team som har kunnskap om og ferdigheter i skadehåndtering. En kan beskrive hvor mange medlemmer fra krisehåndteringsteamet som bør være på jobb i regulær arbeidstid.
Avsnittet bør utformes i samarbeid med brannvesenet som har RVR-biler med mannskap.
- Hvor ligger Operasjonssenteret?
- Hvilke ansatte har beredskapsstatus?
- Navn på kontakt i forsikringsselskap
- Oversikten og plantegningene fra evakueringsplanen bør ligge i operasjonssenteret, og et eksemplar bør overleveres politiet. Hvor befinner de prioriterte objekter og samlinger for evakuering seg?
- Hvor er beredskapskassene og redningskortene plassert
- Hvordan utføre RVR-arbeidet
- Hvem kan delta i RVR-arbeidet
- Hvor kan det evakueres
- Identifisere og lage en liste over lokaler som er egnet for plassering av evakuerte objekter
Kontaktopplysninger
Kontaktopplysninger skal oppdateres årlig av: (dato, navngitt person). Liste over kontaktopplysninger:
- Ansvarlige ved museet
- Vaktselskap og nøkkelansvarlig
- Politi, brann og ambulanse
- El. selskap
- VVS-selskap o.l.
- Skadesaneringsselskap, fryse- og tørretjenester
- Glassmester, rørlegger, låsesmed
6. Øvelser
Museet bør minst en gang i året ha kriseøvelse som tester beredskapsplanens relevans. Deltagelse i kriseøvelsen bør være obligatorisk for alle ansatte. Erfaringer noteres og innarbeides i beredskapsplanen.
7. Budsjett
En beredskapsplan medfører løpende og periodiske kostnader som må budsjetteres:
- Planarbeid
- Anskaffelse av sikkerhetsutstyr
- Vedlikehold av sikkerhetsutstyr
- Anskaffelse av restverdiredningsmaterialer
8. Integrering av planen i organisasjonen
Denne paragrafen beskriver hvilke kommunikasjonsplattformer som brukes for å gjøre beredskapsplanen kjent innad i organisasjonen;
Intranett, allmøter, felles øvelser, plakater med alle viktige nødnummere og branninstrukser på strategiske steder. Det må tas høyde for hvordan museet håndterer klassifisert informasjon som nøkkeloppbevaring. Muligens to versjoner med ulik sikkerhetsklarering er løsningen.
Beredskapsplanen bør være en del av grunnopplæringen for alle nye medarbeidere. Tydelige roller kan tas med i stillingsbeskrivelsen.
9. Rullering av planen
I denne paragrafen står det beskrevet hvor ofte planen eller delen av planen bør rulleres. Den delen som nevner ansatte som skal utøve en spesifikk rolle må til enhver tid ha oppdatert kontaktinformasjon. Store endringer, f.eks bygningstekniske endringer bør også føre til en oppdatering av beredskapsplanen.