Samlingsutvikling
En samlingsplan og aktiv innsamling må være tuftet på museets formelle forpliktelse å utvikle sin samling. Innsamling medfører et etisk ansvar. Derfor må også avhending til enhver tid være nøye gjennomtenkt og utført som beskrevet i museets prosedyre for avhending. Museets policy for samlingsutvikling skal med andre ord dekke både innsamling og avhending.
Definisjoner
I Retningslinjer for avhending, utgitt av Norsk Kulturråd opererer man med disse definisjonene:
Avhending inneber at det er eit rettssubjekt (fysisk eller juridisk person) som overtek eigarskapet til gjenstanden, det vil seie at det trengs ein mottakar.
Destruksjon inneber at ein gjenstand vert fysisk øydelagd.
Prioriteringsprosess: Systematisk arbeid for å vurdere den kulturhistoriske verdien til ein gjenstand, samt kva følgjer det skal få for gjenstanden
Samlingsmobilitet fremfor avhending
Når samlingens størrelse overskygger museets kapasitet for å forvalte den totale samlingen i alle aspekter av museumsdrift, er det behov for en grundig dokumentasjon og gjennomgang av samlingen og en avgjørelse rundt hva museet ønsker å forvalte videre og hva man ønsker å avhende. Men før man setter i gang med selekteringsprosessen, bør museumsledelsen spørre seg selv om de er fullt ut dedikert til å bruke samlingen og gjøre den tilgjengelig på alle mulige tenkelige måter.
ICOMs etiske regler for avhending
Dersom museet har juridisk fullmakt til å avhende eller har anskaffet objekter med forbehold om avhending, må lovpålagte eller andre bestemmelser følges til punkt og prikke. Dersom det fulgte klausulerte betingelser eller andre begrensninger med anskaffelsen, må disse bestemmelsene overholdes, med mindre det kan godtgjøres at dette ikke er mulig eller bare kan skje til vesentlig skade for institusjonen. Institusjonen kan da, om nødvendig, søke løsninger gjennom rettsapparatet.
Avgjørelsen om å kvitte seg med en gjenstand eller et eksemplar fra samlingen skal bare tas etter nøye vurdering av materialets betydning og karakter (om det kan erstattes, er fornybart eller ikke), juridiske forhold og eventuelt tap av offentlig tillit som følge av vedtaket. Avgjørelsen om å avhende en gjenstand eller et eksemplar, er styrets ansvar i samarbeid med museumsdirektøren og samlingsansvarlig. Spesielle retningslinjer kan gjelde for museer med samlinger i aktiv bruk.
Alle museer skal ha retningslinjer for godkjent framgangsmåte ved permanent avhending av gjenstander fra samlingen. Retningslinjene skal omfatte avhending ved gave, overføring, bytte, salg, tilbakeføring og destruksjon, og også tillate at eierskapet uavkortet overføres til den nye mottakeren. Alle vedtak om avhending må protokolleres og arkiveres sammen med dokumentasjon av gjenstandene dette gjelder, og av hvordan avhendingen ble gjennomført. Det er en grunnleggende forutsetning at en gjenstand som skal avhendes først tilbys andre museer.
Museumssamlinger er fellesarv som ikke kan behandles som realiserbare verdier. Pengebeløp eller kompensasjon som mottas ved avhending og kassering av gjenstander fra en museumssamling skal utelukkende anvendes til fordel for samlingen og vanligvis til nyanskaffelser.
Bærekraft og samlingsutvikling
Den etiske konsensus om avhending har skiftet fra avvisning og tabubelagt til at de fleste museumsansatte mener at samlingsmobilitet og ansvarlig avhending bør være integrert i museets policy for samlinger.
Samlingenes evigvarende vekst er ikke bærekraftig. Museumssamlinger øker gjennomsnittlig med 1-2%. Avhendingsraten er mye lavere. Årsaken til veksten er at materialproduksjonen i vårt samfunn vokser kraftig. Derfor øker også antall potensielle museumsobjekter. Gapet mellom mengden potensielle museumsobjekter og de som faktisk blir tatt opp i samlingen, vil fortsette å øke ettersom mennesker fortsetter å kreere. Som følge blir avhending nært knyttet til og uadskillelig fra samlingsutvikling og optimalisering av samlingene. Avhending kan til og med bidra til samlingsmobilitet og internasjonal deling av kulturarven, som vurderes av EU som en av de fem viktigste oppgavene for europeiske museer i dag.
Selv om det er sant at avhending kan gjøre objekter utilgjengelige for fremtidige generasjoner, er det også sant at misligholdte samlinger heller ikke er tilgjengelige for publikum. En stadig voksende samling er i det lange løp umulig å håndtere.
Selv om museer først og fremst bør ha en aktiv holdning overfor samlingsmobilitet fremfor å vurdere avhending, kan avhending paradoksalt nok bidra til samlingsmobilitet på følgende tre måter:
- Det kan føre til at objekter som aldri tidligere har vært utstilt, kan bli utstilt et annet sted
- Det kan bidra til optimalisering av samlingen og frigjøre ressurser til forvaltning av de øvrige objekter
- Det åpner for at museet kan forbedre kvaliteten på sine samlinger gjennom mer samlingsrelaterte innkjøp i fremtiden.
«Økonomisk motivert avhending» betraktes fortsatt som uetisk og kan føre til dårlig omdømme og sanksjoner fra samarbeidspartnere/offentlige inntektskilder. Museet kan kun selge objekter etter en prioriteringsprosess som har resultert i et vedtak om avhending. Overskudd ved salg skal kun komme forvaltning og utvikling av samlingen til gode. Midlene skal ikke gå til ordinær drift. Dersom museet skal avhende mange objekter gjennom salg, bør salget utføres av et auksjonshus.
Museer har som oftest både dokumenterte og udokumenterte magasinerte objekter. Prosedyren kan anvendes til begge kategorier samt til visse typer materiale fra arkeologisk og naturhistorisk feltarbeid. Etter at slikt materiale har blitt analysert og resultatene publisert og arkivert, blir det ofte beholdt bare få prøver til fremtidig forskning. Det er mange flere årsaker til at avhending gjennomføres eller vurderes. Objekter kan være så skadet at de verken kan brukes i formidlings- eller forskningssammenheng. Repatriering av skjelettmateriale, hellige eller religiøse objekter forekommer. Museet kan bestemme seg for å overføre duplikater til andre museum som et ledd i samlingsutviklingen. Og noen ganger ønsker museer å avhende objekter som ikke har noen relasjon til samlingsplanen, men som har blitt med på lasset med objekter som museet har fått i gave.
Skjema for avhending
Minimumsstandard og prosedyre for avhending
- Forslag til avhending skal registreres i skjema for avhending. Skjemaet bør inneholder et bilde av objektet
- Forslag for avhending skal være basert på en verdivurdering av samlinger
- Avklar om museet er rettmessig eier av objektet og om det er klausuler knyttet til objektet
- Hvis museets eierskap til objektet er uomtvistelig og det ikke finnes klausuler knyttet til det, må det en siste gang sjekkes at avhendingen er i tråd med museets samlingsplan og policy for avhending
- Styret skal bestandig saksbehandle alle forslag om avhending og undertegne alle avhendingsskjemaer for objekter som er registrert i samlingen. Avhending av objekter som ikke er registrert, kan delegeres til direktøren
- Hvis styret er i mot en foreslått avhending, skal beslutningen dokumenteres og prosedyren avsluttes
- Hvis objekter skal destrueres, kan det i noen tilfeller være behov for spesialisthjelp til å gjøre dette trygt og lovlig (f.eks. Asbest)
- Hvis objekter skal avhendes ved gave, bytte eller salg, bør det annonseres i passende kanaler. Objektene skal først tilbys de konsoliderte museer i Norge, deretter har andre kulturarvorganisasjoner førsterett til å overta eierskapet så sant de kan dokumentere bruken i fremtiden. Objektene må komme det offentlige til gode.
- Hvis avhendingen er godkjent, og avhendingsmetode bestemt og gjennomført, registreres beslutningen i museets CMS. Avhendingsskjemaet oppbevares i museets arkiv