Rutine

Retningslinjer for forvaltning av digitale eiendeler (DAM)

I bredeste forstand henviser forvaltning av digitale eiendeler (Digital Asset Management – DAM) til prosesser og praksis involvert i opprettelse, beskrivelse, lagring, gjenbruk og bevaring av digitale eiendeler.  Digitale eiendeler finnes i en rekke formater, og kan inneholde tekst-, web-, lyd-, video- og bildefiler. Digitale bilder av objekter i samlingen er digitale eiendeler, likeledes museets Powerpoint-presentasjoner og eventuelle andre digitale ressurser som er opprettet av museet og som gir verdifull informasjon til ansatte og/eller publikum.

Digitale eiendeler kan brukes i mange sammenhenger; salg, markedsføring, utdanning, webutvikling, samlingsforvaltning mm.
Forvaltning av DAM bør ha den samme profesjonelle standarden som forvaltningen av materielle fysiske samlinger, inkludert all dokumentasjon og metadata som forbinder digitale formater og objekter.
Om man lykkes med innføring av DAM, er avhengig av en etablert organisasjonskultur som også anser forvaltning og bruk av digitale eiendeler som et sentralt aspekt ved museumsarbeid. Behovskartlegging, utvikling av DAM-strategien, gjennomføringen og etterfølgende vedlikeholdsarbeid, er klassiske forandringsprosesser i en organisasjon. Videre vil det hele være avhengig av involvering og støtte i organisasjonen for å sikre at folk føler seg i stand til å implementere denne nye arbeidsmetoden i arbeidshverdagen.
Denne rutinebeskrivelsen er ment å veilede museet gjennom utviklingen av en forvaltningsplan for museets digitale eiendeler  i fem steg. 

1) Vurderer hvorfor og hvordan DAM kan være til nytte for organisasjonen 

Museets DAM-strategi må være en del av den overordnede strategiske ledelsen og målsettingen til organisasjonen. Det er viktig å sikre at hele organisasjonen forstår hvordan DAM har en overføringsverdi til hver enkelts arbeidsoppgaver, ikke bare når det gjelder samlinger og bevaring, men også når det gjelder publikumsengasjement, inntektsgenerering og strategisk planlegging. I stor grad må hver avdeling, hvert team eller de enkelte funksjoner i organisasjonen forstå hvordan DAM vil hjelpe dem med å nå sine mål. DAM-behovene til hvert enkelt museum og deres brukerne vil være ulike. Av denne grunn er det viktig å finne svar på følgende spørsmål:

  • Hva håper organisasjonen å oppnå ved innføring av en DAM-strategi?
  • Hvordan vil det være til fordel for organisasjonen?
  • Hvem er de viktigste menneskene som trenger å være involvert?
  • Hvorfor organiseres arbeidet nå?
  • Hvordan vil museet sikre at museets tilnærming til DAM er levedyktig på lengre sikt?

2) Utvikling av en DAM-strategi

Når organisasjonen har forstått de viktigste grunner for å implementere DAM og hvordan det passer inn i organisasjonens strategiske mål, er det på tide å begynne å utvikle organisasjonens egen DAM-strategi. DAM-strategier kommer i alle former og størrelser, og det finnes ingen modell som passer til alle organisasjoner. Det er imidlertid en rekke kjerneelementer som viser seg å være beskrevet i DAM-strategier til de fleste museer:

  • oppdrag – avstemt i forhold til organisasjonens oppdrag og visjon
  • kortsiktige, middels og langsiktige mål (f.eks. 1, 3 og 5 år) – tilpasset de overordnede strategiske målene i organisasjonen
  • roller og ansvar for ansatte som skal være ansvarlig for utarbeiding og implementering av strategien
  • beskrivelse av alle interessenter til museets DAM-strategi og deres behov
  • suksesskriterier for DAM-strategien og hvordan de skal måles
  • en tidsplan for revisjon av DAM-strategien

3) Integrering av museets DAM- og samlingsforvaltningsrutiner

Denne digitale håndboken for samlingsforvaltning gir et rammeverk for samlingsforvaltning, samlingsmobilitet og deling av all (ikke klausulert) tilhørende dokumentasjon. Som sådan bidrar håndboken til en integrering av DAM i samlingsforvaltning. Håndboken skal også sikre at organisasjons DAM og samlingsforvaltning fører til:

  • utvikling av samlingene
  • ny kunnskap om samlingene
  • fremme bruk og gjenbruk av samlinger og kunnskap
Museer som allerede har anskaffet et profesjonelt CMS bør involvere leverandøren i integrering av DAM-strategien. Forhåpentligvis vil museets CMS kunne inkludere museets DAM uten for mange modulendringer eller tilleggskostnader. 

4) Utvikling av DAM-retningslinjer og høring i organisasjonen

For å sikre integrering av DAM i eksisterende samlingsforvaltningsstrategi anbefales det å
  1. beskrive en DAM-aktivitet for hver samlingsforvaltningsprosedyre beskrevet i håndboken
  2. skrive nye retningslinjer som er spesifikke for forvaltning av digital dokumentasjon

5) Anskaffe og implementere programvare for DAM

Markedet for DAM-systemer har vokst dramatisk de siste årene, og dekker nå et stort utvalg av forskjellige plattformer og tekniske løsninger. Når museet vurderer den mest hensiktsmessige DAM for organisasjonen, må noen av følgende tekniske alternativer i alle fall tas med i vurderingen:
  • DAM integrert i et Collection Management System eller frittstående
  • arbeidsflyt eller ingen arbeidsflyt
  • åpen kilde eller kommersielt produkt
  • lokal lagring eller sky-basert

Den ideelle løsningen for museets behov vil i stor grad avhenge av de spesifikke omstendighetene i organisasjonen , samlingene, digitale eiendeler og brukerens behov (både internt i organisasjonen og eksternt).