Bruk av samlinger – økt samlingsmobilitet
Kapitlet omfatter prosedyrer for bruk og håndtering av originale objekter, bilder og andre reproduksjoner. Bruksområder for museale objekter kan være utstillinger, publikasjon av bilder; både digitalt og analogt, i undervisning, i forskningsprosjekter, til inspirasjon for kunstnere og studenter, til hukommelsestrening for eldre og til demonstrasjon av tidligere bruk.
Museer har det siste århundre hatt vekslende fokus mellom publikumsrettet og samlingsrettet arbeid. Det har blitt mer og mer utfordrende å bruke egne samlinger i formidlingen. Dels fordi mange museer har mistet oversikten over samlingene sine og/eller mangler dokumentasjon for å kunne anvende objekter og samlinger i forskjellige og nye sammenhenger. Dels fordi få museer har en policy som forplikter museets ansatte eksplisitt at utstillingene (eller minst xantall utstillinger i året) må innebære bruk av minst x % av egen samling og dokumentasjon.
Når museenes samlinger i (for) liten grad brukes i formidlings- og forskningssammenheng, er det også vanskelig å forsvare en aktiv samlingspolitikk eller bruk av offentlige midler til bevaring og forvaltning. Både landsomfattende «Deltaplan» i Nederland på 90-tallet og «Renaissance in the regions» i England 10 år senere, har hatt fokus på revisjon og revitalisering av samlinger grunnet myndighetenes tro på nåtids formidlings- og forskningspotensiale i museumssamlingene.
Å forene bruk og bevaring
Heldigvis er det en del museer som tar hensyn til ovennevnte og forsøker å forene bruk og bevaring. De fleste besøkende forventer faktisk å se autentiske objekter, i motsetning til kopier, når de besøker et museum. Men all bruk kan medføre skader. Objekter er sårbare for fysisk skade fra håndtering, flytting, transport, svingninger i relativ fuktighet og temperatur osv. Det kan også oppstå skader ved eksponering for dagslys, forurensende partikler eller avgassing fra materialer i utstillinger som lim og maling. Når gode bevaringsløsninger brukes som et virkemiddel for å legge til rette for (og til og med øke) bruken av objekter, bidrar dette til økt samlingsmobilitet.
Forskning innen bevaring gir oss innsikt i effekten av vibrasjon og endring av klimaet under transport, samt bidrar til utvikling av riktige metoder og materialer for emballasje, som f. eks. klimakasser.
Man bør kontinuerlig utfordres på å finne alternative tilnærminger som kan begrense risikoen for skade samtidig som man øker eksponering av samlingene. Gode eksempler er:
- retningslinjer for bevaring, som en del museets utlånsprosedyre.
- begrense eksponeringstid eller antall ganger objekter lånes ut, ved å tilby alternative objekter
- økt fokus på virtuell mobilitet som digitale utstillinger, 365 graders fotografering og virtuell restaurering.
Etiske regler rundt bruk av samlinger
Også ICOMs etiske regelverk for museer er opptatt av samlingsmobilitet. Museer skal arbeide for å dele kunnskap, dokumentasjon og samlinger med museer og kulturorganisasjoner i opprinnelsesland og opprinnelsessamfunn. Muligheten for å etablere partnerskap med museer i land eller områder som har tapt en vesentlig del av natur- eller kulturarven, bør undersøkes. Museers bruk av materiale innsamlet fra nåtidige, eksisterende samfunn fordrer respekt for menneskeverd og for kultur og tradisjoner blant medlemmene av samfunnet. Slike samlinger skal nyttes til å fremme velferd, sosial utvikling, toleranse og respekt ved å støtte ulike sosiale grupper, flerkulturelle og flerspråklige uttrykksformer.
Museer skal være beredt til å ta initiativ til dialog om tilbakelevering av objekter til et opphavsland eller en folkegruppe. Dette bør skje på en upartisk måte, basert på vitenskapelige, museumsfaglige og humanitære prinsipper, og i samsvar med aktuelle lokale, nasjonale og internasjonale lover. En slik framgangsmåte er å foretrekke framfor framstøt på statlig eller politisk nivå. Et godt eksempel er Bååstede-prosjektet som er et resultat av en avtale mellom Norsk Folkemuseum, Kulturhistorisk museum og Sametinget i 2012. Avtalen omhandler tilbakeføring av samiske kulturhistoriske objekter fra Norsk Folkemuseum og Kulturhistorisk museum til seks samiske museumsenheter etter geografisk tilhørighet.
Levninger etter mennesker og materiale av religiøs betydning skal gis trygg oppbevaring og behandles med verdighet. Dette må utføres i samsvar med profesjonelle standarder og i pakt med interessene og trosforestillingene i det samfunnet eller de etniske eller religiøse gruppene hvorfra materialet stammer, i den grad dette er kjent.
I samlinger som omfatter levende botanisk og zoologisk materiale, må det tas spesielt hensyn til det naturlige og sosiale miljø materialet stammer fra, så vel som til lokale, nasjonale, regionale eller internasjonale lover eller avtaler om naturvern eller bevaring av naturarven.
Prosedyren
Følgende prosedyrer må museet ha på plass:
- Museet har et system for å dokumentere, gjennomgå og godkjenne forespørsler om bruk av objekter og reproduksjoner for eksempel:
- Låneforespørsler håndteres i utlånskomiteen; beslutningen baseres på museets policy for samlingsmobilitet og policy for bevaring av samlinger
- Forskningsforespørsler håndteres i forskningskomiteen; beslutningen baseres på museets policy for samlingsmobilitet og policy for bevaring av samlinger
- Øvrige forespørsler håndteres eller delegeres av direktøren; beslutningen baseres på museets policy for samlingsmobilitet og policy for bevaring av samlinger
- Reproduksjon knyttet til samlingsmobilitet skal avklares skriftlig på forhånd og dokumenteres i museets CMS.
- Museer skal ha egne måltall for samlingsmobilitet; Samlingsmobilitet dokumenteres i CMS for hver gang en objekt eller samling formidles eller forskes på. For hvert år kan museet ta ut en rapport som viser hvor stor andel av samlingen som har vært formidlet eller forsket på.
- Museets CMS forhindrer gjenstander fra å bli «dobbelbooket» eller ha for høy bruksfrekvens i forhold til forsvarlig bevaring.
- Før utlevering av objekter skal museet lage en tilstandsvurdering og ta bilder som fotodokumentasjon.
- Transportemballasjen tilpasses objektet. I emballasjen følger det med en rutinebeskrivelse for håndtering av objektet.
- Transport bestilles, forsikring av objektet avklares og midlertidig plassering oppdateres i CMS.
- Dokumentasjon i form av kataloger, digitale reproduksjoner og nyvunnet kunnskap og innhold knyttes til objektet i museets CMS.
- Ved retur av objektet kreves det en tilstandsvurdering før objektet igjen settes på plass i magasinet og plassering i CMS oppdateres.