20) Samlingsvurdering

Prosedyre for samlingsvurdering

Museet bør ha en skriftlig prosedyre som forklarer trinnene som skal følges når en samlingsvurdering gjennomføres. Omfanget av samlingsvurderinger kan variere fra delsamlinger til hele samlingen. De kan utføres internt eller på tvers av museumsnettverk, noen ganger med innspill fra lokale interessenter eller fagspesialister. 

Omfanget av samlingsvurderingen er basert på hva som er målet med vurderingen. En samlingsvurdering er ofte den første fasen i rasjonalisering av samlinger. I de tilfeller må museet identifisere hele samlingen. I andre tilfeller er det ønskelig å vurdere delsamlinger, høydepunktene eller kun å få oversikt over identifikasjonsnummer og plassering. Muligens er det også behov for å kartlegge klimaforholdene og sikkerhetsnivåene i utstillingsrom og magasiner? Det kan være nyttig å vite hvor stor andel av samlingen som er utstilt, hvor stor andel som er tilfredsstillende dokumentert og hvilken tilstand samlingene er i. Kanskje museet ønsker å identifisere hvilke objekter og hvilken dokumentasjon som er brukt til forskning og formidling. Museet kan også anvende vurderingen for å forstå betydningen av samlingen i et regionalt og nasjonalt perspektiv eller identifisere muligheter til å utvikle delsamlinger som anvendes i liten grad. Det kan også være nyttig å kartlegge hvilke objekter publikum er mest interessert i.

Det er publisert flere metoder for samlingsvurdering med utgangspunkt i ulike typer samlingsgjennomgang. Museet kan basere sin egen samlingsvurdering på en av disse. De fleste metoder går ut på å vurdere objekter mot en rekke kriterier (f.eks. geografisk betydning) og gir hvert objekt «poeng»mot en avtalt skala (f.eks. lokal betydning, nasjonal betydning, internasjonal betydning, eller a, b, c eller 1, 2, 3).

En samlingsvurdering kan kombineres med en tilstandsvurdering eller en samlingsrevisjon.

Arbeidsplan for samlingsvurdering

Planen må referere til målsettinger og inkludere:

• Beskrivelse av samlinger som skal gjennomgås
• Metoden som skal anvendes
• Ressursene som kreves for å gjennomføre vurderingen
• Tidsperioden for vurderingen
• Spørsmål som man skal besvare gjennom vurderingen
• Hvordan resultatene skal vurderes

Resultatet av tiltakene etter vurderingen bør:

• Sikre at museet har de samlingene som kreves for å oppfylle kortsiktige og langsiktige strategiske mål
• Gi innsikt i hvor stor grad objektet er betydningsfullt i seg selv samt den instrumentelle verdien (objektet er kun verdifullt i kraft av å være et middel eller årsak til å realisere noe med egenverdi) og den økonomiske verdien av samlingen
• Avdekke nye muligheter til å utvikle og revitalisere samlinger gjennom ny kontekst og/eller nye formidlingsmetoder
• Gi ny innsikt i hva brukerne finner interessant ved museets objekter
• Føre til et bedre grunnlag for å planlegge fremtidig forskning, formidling og bevaring

Dokumentasjon av samlingvurderingsprosjekter

Det anbefales å dokumentere følgende elementer i samlingsvurderingsprosessen:

Objektidentifikasjon

• antallet av objekter under vurdering (inkludert midlertidige tall)
• oversikt over alle objektnummer

Prosjektidentifikasjon

• referansenummer for prosjektet
• prosjekttittel

Prosjektbeskrivelse

Bakgrunn

Type vurdering

Metodikk

Prosjektorganisering

Prosjektperiode

• startdato
• sluttdato

Budsjett

Minimumskrav for samlingsvurdering

• Prosedyren skal oppfylle noen minimumskrav som kan oppnås gjennom f. eks prosjektorganisering.
• Museet lager en prosjektplan for hver planlagt samlingsvurdering
• Prosjektplanen beskriver:
  • målsetting
  • avgrensning
    • gjelder samlingsvurderingen hele samlinger eller deler
    • det avtales hvordan samlingen skal telles; alle objekter i en krukke eller bare telle krukken?
  • bidragsytere
  • arbeidsmetodikk
  • kriteriene som skal vurderes
  • type vurderingsskala som skal brukes
  • datainnsamling
  • evaluering underveis av arbeidsmetodikk 
  • dataanalyse
  • rapporter
  • tiltaksplan (for eksempel)
    • trenger samlingene være mer integrert i museet som ressurs og tjeneste? Er det potensiale i samlingene til å gjøre dette?
    • planlegging av fremtidig forskning, bruk og bevaring.
  • evaluering og oppsummering

Hvis museet har et samlingsforvaltningssystem, må kriteriene beskrives der og vurderingen legges i systemet sammen med datoen for objektvurderingen og navnet på ansvarlig person. Rapportfunksjonen i systemet kan gi god oversikt over objekter i de forskjellige kategoriene.