Metode for å etablere oversikt over samlingene
Dersom museet har en samling som er dårlig registrert, er første utfordring å få den i orden. Første skritt er å samle sammen alle dokumenter som angår samlingen og forsøke å sortere disse kronologisk, deretter å sammenholde korrespondanse som angår samlingen med objekter som man har opptegnelser om. Dersom noen med kjennskap til samlingene kan rådspørres, bør dette gjøres[1].
Erfaringer viser at man vil ende opp med fem typer objekter:
- objekter med nummer og opplysninger
- objekter med nummer, men ingen opplysninger
- opplysningene finns, men objektet mangler
- objekter uten nummer og opplysninger
- objekter uten nummer, med opplysninger
Videre håndtering av objekter med nummer og opplysninger
Opplysninger fra dokumentasjonskilder angående objektet sammenholdes med dokumentasjonen i museets CMS. Der nødvendig utfylles eller korrigeres dokumentasjonen i CMS.
Videre håndtering av objekter med nummer, men ingen opplysninger
Objekter uten dokumentasjon er som regel vanskelig å anvende i utstillings- eller forskningssammenheng. Ansvarlig kurator bør prøve å skaffe frem mer dokumentasjon. Lykkes en ikke, oppføres objektet i en rapport over objekter uten dokumentasjon og kuratoren kan i ytterste tilfelle lage et forslag til avhending.
Videre håndtering av opplysninger uten objekt
Museets arbeidsgruppe som jobber med samlingsrevisjon, lager en rapportoversikt over alle objekter som mangler, men som er dokumentert i ord og/eller foto/tegning. Noen blant de ansatte bør ha som dedikert oppgave å finne frem objekter på grunnlag av dokumentasjonen. Fører letingen ikke til noe resultat, oppføres objektet som savnet.
Videre håndtering av objekter uten nummer og opplysninger
For objekter uten nummer og opplysninger, trengs det f eks en hylle spesielt merket til formålet i et magasin. Det kan gjelde (private) objekter brukt som rekvisita eller bruksgjenstander i formidlingen, eller objekter som har blitt med på «lasset» til en samling som delvis er blitt offisielt inkludert i samlingen. Kuratorene bør få beskjed om å ha en gjennomgang av hyllen, dokumentere de objektene som skal inn i samlingen, merke objektene med inventarnummer og deretter sette objektene i hyllen med objekter til fotografering. Fotografene setter de fotograferte objekter i hyllen til magasinering. Alternativt skal objektene som ikke tas inn i samlingene, avhendes etter museets avhendingsreglement.
Videre håndtering av objekter uten nummer, med opplysninger
Arbeidsgruppen prøver å finne opplysninger som formidler objektets inventarnummer. Lykkes det ikke, lages det et nytt inventarnummer ut i fra dagens system for invetarnummer.
[1] Vei i vellinga – ABMskrift #5 side 10-11