Prosedyre

5) Katalogisering

Prosedyre for katalogisering

Spectrum krever ikke et bestemt katalogiseringsnivå utover minimum dokumentasjon som går ut på følgende felt:

Et unikt objektnummer (det skal fremgå om objektet er fra egen samling, lånt, eller har annen status)

  • Hvert objekt (eller gruppe av objekter) har påført et unikt nummer som kobler dokumentasjonen til det fysiske objektet det beskriver.

Objektnavn

  • Hvert objekt (eller gruppe av objekter) har et registrert navn og kort beskrivelse (eller bilde).

Antall objekter (hvis en gruppe)

  • Hvis et unikt nummer refererer til en gruppe av objekter, eller ett objekt med flere deler, registreres nummeret på de individuelle objekter.

En kort beskrivelse og bilde

  • Hvert objekt (eller gruppe av objekter) har en kort beskrivelse og bilde

Den nåværende plasseringen

Nåværende eier

Hvordan objektet kom inn under museets ansvar

Proveniens

Den som registrerer

Registreringsdato

Museets policy for katalogisering bør innebære over nevnte minstestandard med eventuelle tilleggsfelt. Museets minimumsstandard for dokumentasjon (eksempel) skal imøtekomme de ansattes og besøkendes behov for informasjon. 

NB: Det er viktig å avklare om museet må katalogisere objekter av høy verdi etter en minimumstandard angitt av forsikringsselskapet, dersom museet har en objektforsikring.

Programvare

Det finnes en rekke kommersielle dataprogrammer som støtter katalogiseringsprosedyren samt mange av de andre Spectrum-prosedyrene. Disse dataprogrammer kalles «collections management systems» (CMS). På nettstedet for Collection Trust kan du finne detaljer om CMS-programvare fra Spectrum Partners. Spectrum Partners er leverandører som er forpliktet til å utvikle programvare etter Spectrum standard. Mange av disse systemene er Spectrum Compliant, noe som betyr at de er validert av Collection Trust og har et sted å registrere alle enheter av informasjon som brukere måtte trenge ved utføring av Spectrum primær prosedyrer. Noen programvarer støtter alle Spectrum procedyrer.

Prosedyren for katalogisering skal sørge for

  • at katalogen gir tilstrekkelig informasjon til å identifisere et objekt eller en gruppe av objekter og skille dette/disse fra andre lignende objekter
  • at katalogen inneholder eller gir referanse til historisk dokumentasjon av objektet
  • at museet vedlikeholder katalogen i et system som gir enkel tilgang, for eksempel ved bruk av registre eller fritekstsøk

Museumskatalogen er den mest komplette informasjonen over hvert objekt, så det er viktig å sikre denne informasjonen mot tap eller ulovlig bruk av informasjon. Museet bør ha en rutine for digitale sikkerhetskopier som omtaler både metode, kopieringsfrekvens og oppbevaring.

Fortrinnsvis bør katalogiseringen påbegynnes kort etter at objektet har kommet til museet slik at verdifull informasjon ikke går tapt.

Retrospektiv dokumentasjon

Det hender at museer får etterslep i katalogiseringen eller at ny informasjon oppdages. Det er flere fremgangsmåter for å forbedre kvaliteten på objektdokumentasjon. Økt kvalitet kan oppnås gjennom;