Museet bør ha en policy som omhandler utlevering av objekter fra museets bygningene; både utstillingslokaler og magasiner. Dette kan enten være et frittstående dokument eller som et avsnitt i en samlingsforvaltningsplan.
For begge gjelder at policyen besvarer følgende spørsmål:
- Under hvilke omstendigheter kan objekter forlate museet?
- Hvem har myndighet til å godkjenne at objekter forlater museet?
- Krever forflyttingen en tilstandsvurdering før og etter forflyttingen?
- Hvilke signaturer kreves for å bevise at museet har overdratt (midlertidig) forvaltningsansvar til andre?
- Hvordan administrerer museet oppdatering av informasjon om ny plassering?