Prosedyre for dokumentasjonsplanlegging
Museet bør ha en skriftlig prosedyre som forklarer trinnene som museet skal følge for planlegging og gjennomføring av dokumentasjonsprosjekter.
Dokumentasjonsprosjekter kan være relatert til aksesjon hvor katalogisering er en kontinuerlig prosess. Dokumentasjonsprosjekter kan også være resultat av forsknings og formidlingsprosjekter, konservering eller etterslep i katalogisering. Eksempelvis kan museet bestemme seg for digitalisering av fotosamlingen for å publisere samlingen på museets nettside. Dette kan føre til et dokumentasjonsprosjekt med mål om å forbedre informasjon om opphavsrett til alle bilder.
Dokumentasjon i etterkant på grunn av manglende informasjon heter retrospektiv dokumentasjon.
Det er viktig å lese organisasjonens retningslinjer for dokumentasjon som beskrevet i samlingsforvaltningsplanen og å lese samlingsplanen. Er museets eksisterende samlingsdokumentasjon komplett nok og søkbar nok til å støtte prioriteringene som er angitt i disse dokumentene? Hvis ikke, hvilke forbedringer må gjøres? Hvilke prioriteringer bør gjøres?
Med dokumentasjon følger også krav på forsvarlig lagring av informasjonen. Museet bør ha en rutine for digitale sikkerhetskopier av katalogen.
Minimumsstandard
Museet bør ha en policy for dokumentasjonsplanlegging.
Prosedyren bør oppfylle minimumskravene til Spectrum-standarden:
- Kartlegge om museets eksisterende samlingsdokumentasjon oppfyller museets behov og etiske retningslinjer
- Utforme en prioritert oversikt over nødvendige dokumentasjonsprosjekter
- Utforme en prosjektplan
- Definerte hovedmål og delmål som kan oppnås innenfor en realistisk tidsramme gitt tilstrekkelige ressurser for hvert prosjekt
- Henvisning til relevante standarder som er viktige for å sikre kvalitet (f.eks. katalogiseringsstandard, standard terminologi, bildespesifikasjoner).
- Beskrivelse av arbeidsmetodikk
- Beskrivelse av ressursbruk
- Beskrivelse av målbare resultater
- Beskrivelse av milepæler
- Få planen godkjent av ledelsen og styret samt få tildelt de ressurser som trengs
- Evaluere og justere prosjektet underveis
- NB: Sluttevalueringen kan føre til forslag om nytt prosjekt