De fleste museer har en samlingsplan og en avhendingspolicy for å definere en strategisk utvikling av samlingene over tid.
Siden digitale eiendeler bør vurderes og verdsettes på samme måte som objekter i samlingene, er det viktig å sikre at samlingsplanen og relatert policy har egne avsnitt for innsamling og avhending av digitale eiendeler.
Følgende aktiviteter må adresseres:
- innsamling av digitale kopier (skanninger, fotografier) i den faste samlingen
- innsamling av digitale (kunst)verk
- innsamling, revisjon, dokumentasjon og bruk av brukergenerert digital dokumentasjon relatert til samlingene
NB: Museet bør beskrive skille mellom digitale (kunst) verk som formelt skal inngås i samlingen, og digitale eiendeler som skal tjene som en del av dokumentasjonen relatert til objekter.