Prosjektplan for inventarkontroll

Prosjektstyring

Inventarkontroll og øvrige revisjoner kan avdekke behov for oppdatering av informasjon om samlingene.

Det gjelder som regel avgrensede områder som oversikt over og oppdatering av deposita-avtaler, eller manglende opplysninger til en delsamling rundt materialer og teknikk.

Gjennom prosjektstyring kan omfang og ressursbehov avklares og gjennomføring styres mot ønsket resultat.

Her følger forslag til innholdsfortegnelse til en prosjektplan.

Prosjektplan – forslag til innholdsfortegnelse

Introduksjon:

Begrunnelse for prosjektet

Begrunnelse for prosjektplan; å opprette et skriftlig referansedokument som vil:

• Kunngjøre og rettferdiggjøre prosjektet både internt og eksternt
• Gi tilstrekkelig veiledning for arbeidsoppgaver til de ansatte som er involvert i prosjektet
• Evaluere, foreta nødvendige endringer underveis, holde seg til planen, osv
• Identifisere behov
• Identifisere nødvendige ressurser
• Holde oversikt over prosjektet

Øvrige avsnitt

1. Vurdering av situasjonen
2. Prosjektmål
   1. Dette håper vi å oppnå basert på de identifiserte behovene.
3. Beskrivelse av gjennomføring
   1. Hvordan skal vi organisere den praktiske gjennomføring av prosjektet?
   2. Hvilken arbeidsmetode skal vi anvende?
4. Evaluering av menneskelige ressurser og utstyr
   1. Prosjektdeltakere: hvor mange, hva skal de utføre, hvor skal de jobbe?
      Fysisk inventar: utstyrsliste
5. Rollefordeling og mandat
   1. Hvem gjør hva?
   2. Hvem har hovedansvar for hva?
   3. Når og hvordan rapporteres fremgang?
6. Tidsskjema
   1. Lag en handlingsplan; (Tenk på å dele opp arbeidet i ulike faser etter behov. Legg alltid til en buffer for det uventede)
      1. Planlegg trinnene ved å lage en liste over oppgaver
      2. Bestem tid som kreves for å fullføre hvert trinn
      3. Opprett en tidslinje for hvert trinn
7. Budsjett
   1. Evaluering av menneskelige ressurser og utstyr
   2. Beregn kostnadene for utstyr, lønn og alle andre prosjektutgifter
   3. Avklar om ressurser er tilgjengelige for å oppnå prosjektmål
8. Evaluering
9. Fremtidige behov