Forvaltning; tilgjengelighet for forskning og formidling
Museenes samlinger skal forvaltes for framtidig bruk, men også benyttes i formidling og være tilgjengelige for publikum og forskere her og nå.
Objektene bør derfor:
- oppbevares under mest mulig korrekte miljøforhold
- kunne gjenfinnes uten problem
- undersøkes og dokumenteres
- konserveres, for deretter bevares i gode magasiner
Det er nyttig å lese kapittel 20 om samlingsvurdering og kapittel 23 om nasjonale og internasjonale standarder for arbeid med samlinger i forbindelse med en magasinevaluering.
Museene bør utarbeide en magasinplan og arbeide planmessig med å bedre magasinforholdene.
Planen skal være tuftet på en undersøkelse av magasinforholdene og samlingenes tilstand, men det er også fint med en bred diskusjon i organisasjonen om hvilke tiltak som skal treffes. Det kan være både utbedring av de magasiner man har, og/eller starte planlegging for nye magasiner.
Kvalitet på magasiner
Her følger en opplisting av forhold som kan ha betydning ved en magasingjennomgang.
- Eier av magasinet
- Eierforhold kan ha innvirkning på kvaliteten på magasinet, husleie og oppsigelsestid. Museene har eksterne (leide) og interne (egne) magasiner.
- Husleie i eksterne magasiner
- Erfaring viser at museer betaler svært lav leie i leide magasiner. Det betyr at slike museers budsjetter ikke er forberedt på magasinforbedringer. Andre museer betaler urimelig høy husleie for dårlige magasiner.
- Oppsigelsesvarsel
- Med kort eller slett ikke noe oppsigelsesvarsel for eksterne magasiner, risikerer museet plutselig å skulle flytte uten å kunne finne nye velegnede oppbevaringsforhold først. Det gir museet dårlig mulighet til å planlegge flyttingen på en fornuftig måte. Hyppig flytting er nedbrytende for objektene og meget ressurskrevende.
- Antall rom i magasinet
- Hvis det er mange små rom i magasinet, er transportforholdene oftest dårlige. Mange skader skjer under forflytting. Rommene er vanskeligere å klimaregulere og det er ikke enkelt å utnytte plassen i små rom.
- Overfylte magasiner
- Hvis magasinene er overfylte, oppstår det skader på gjenstander som må flyttes på for å nå det man skal ta fram. Ved å stable gjenstander oppå hverandre vil de oppstå trykkskader, ting hekter seg i hverandre osv. Ved at gjenstander settes i gangarealer blir det umulig å forflytte seg med en gjenstand uten å skade en annen.
- Magasiners plassering i eksisterende bygg
- Risikoen for at det oppstår vannskader etter oversvømmelse er større i lokaler som er under bakken enn over bakkenivå. Likedan er det stor risiko for vannskade etter skader på drenering i magasiner i kjeller.
Nye magasiner / fellesmagasiner
Magasinforholdene må hele tiden forbedres for museer. Trengs det nye magasiner, må man ta stilling til om museet skal leie, kjøpe og tilpasse eksisterende eiendom eller bygge nytt.
Renovere eldre bygninger
Mange museer tar i bruk eldre bygninger til (felles)magasiner. Eldre bygninger kan gi noen begrensninger i funksjonalitet. Det kan dukke opp overraskelser mht. grunnforhold, isolasjonsevne, kostnader ved utbedring av elektrisk anlegg, støv osv. Det er meget viktig å bruke god tid på å vurdere kostnader for utbedringer:
- funksjonelle løsninger for mottaksrom
- romslig gangareal, plassering av bæresøyler
- nok lagerrom
- store nok magasinrom
- nok takhøyde for messanin
- god nok bæring om det skal være messanin
- god nok bæring for den vekt kompakt lagring av objekter har
- taktekking
- sikring for brann og tyveri
- klima/isolasjon
Museumsmagasiner- en praktisk og strategisk håndbok ble utarbeidet for museer som tenkte på å ta i bruk eldre bygningsmasse til nye formål, dvs. magasiner.
Bygge nytt
Det er viktig å legge vekt på at nybygg skal bli så karbon-nøytrale som mulig. Byggets materialebruk og driftsforhold bør være basert på de nyeste forskningsresultatene innen bærekraftig byggteknikk.
Det er utført forskning på nye magasinbygg i Danmark, bl.a. på såkalte lavenergibygg. De er godt isolerte med så enkle klimainstallasjoner som mulig, og dermed lave driftskostnader.
Det er verdifullt med studieturer til de nyeste magasinbyggene i Norge og Europa før man starter nye prosjekter. Flere steder sees nå formidling og magasiner i sammenheng, mens forskning og magasiner er mer vanlig.
Som eksempel kan nevnes at man i Nederland realiserer Collectiecentrum Nederland som et studie- og forskningssenter med formål å promotere bruken av samlingene, med en beliggenhet midt i landet over havnivå, med god tilgjengelighet med tog og bil (1-1,5 t. fra nærmeste museum). Det er et samarbeid mellom kulturarvinstitusjoner som Rijsmuseum, Paleis Het Loo (De kongelige samlinger), Nederlands Openlucht Museum (Nederlands friluftsmuseum) og Rijksdienst voor heet Culturel Erfgoed (med ansvar for De nasjonale samlinger)
Bygget beskrives som et menneske, tredelt, hvor de ulike delene fyller forskjellige funksjoner:
- Hode: Folk, resepsjon, kontorer, møterom
- Nakke/hals: Folk, samlinger, forskning og konservering, logistikk
- Kropp: Folk av og til, magasin for samlingene, liten bevegelse, klimakontroll, magasininnredning, tilgjengelighet