Prosedyre for innlån
Mange museer låner objekter for kortere eller lengre perioder fra andre samlinger.
Som regel er det en kurator som ønsker et innlån til et spesifikt formål. Vedkommende bør innhente godkjenning til forespørsel om innlån hos egen ledelse, før søknad om innlån sendes til utlåner.
Korttidslån til utstillinger og/eller forskning varer som regel fra 3 til 6 måneder, mens langtidslån også kalt deposita ofte er for perioder på 5 år av gangen.
Det bør ikke være «permanente lån» på museet. Innlån skal bestandig ha en sluttdato. Ved sluttdatoen fornyer du lånet for en ytterligere fast periode eller returnerer objektet til eieren. Hvis museet har etterslep i administrasjon av innlån, bør museet prioritere å avslutte kontraktene og returnere objektene eller fornye kontraktene. Bruk dokumentasjonsplanlegging som prosjektverktøy for å få bukt med eventuell etterslep.
Forvaltning av andres eiendom medfører et stort ansvar og krever gode retningslinjer og rutiner. Museer skal av den grunn ha en policy for innlån av objekter. Når museet ønsker å inngå en låneavtale bør organisasjonen kreve en avtale for utlån fra museet organisasjonen låner fra eller en deposita-avtale. For å kartlegge om museet kan overholde utlånerens krav for sikkerhet, klima, belysning med mer må museet etter all sannsynlighet fylle ut en fasilitetsrapport. Fasilitetsrapporten er som regel en oversettelse av «The General Facility Report» fra the American Association of Museums.
Har de som låner ut til museet godkjent låneforespørselen, skal museet motta et tilsagnsbrev.
Minimumsstandard
Museet skal ha en policy for innlån.
Det må lages en låne-avtale eller deposita-avtale som signeres av både museet og utlåner innen låneperiodens start som beskriver betingelser for innlån;
-
Utlåners navn og adresse
-
Kontaktperson og vedkommendes kontaktinformasjon
- Inventarnummer
- Tittel
- Kort beskrivelse av forespurte objekter
- Eier
- Formålet med innlån
- Ansvarlig kurator
- Låneperioden
- Krav til klima, belysning, sikkerhet med mer
- Forsikring (både under transport og opphold)
- Transportmetode
- Transportplan
- Plassering av objektet
- Rapporteringsfrekvens av den fysiske tilstanden til og klimaet rundt objektet