Prosedyre for håndtering av skade og tap
Denne prosedyren kan være nødvendig å anvende etter mindre uhell som har påført skader på ett objekt, eller etter mer omfattende skader på samlingen etter for eksempel en brann og brannslokning.
Ved mindre uhell: Enkelte museer har rutiner for varsling av tyveri, forsøk på tyveri og skade på objekter som at de skal meldes som avvik til ansvarlig for beredskap.
ROS-analysen kartlegger trusselbildet og er grunnlaget for beredskapsplanen. Beredskapsplanen omtaler tiltak som redusere muligheten for og omfang av alvorlige skader eller tap. Beredskapsplanen skal gi ansatte veiledning i hvordan en skal håndtere en nødsituasjon. Museet skal ha plassert beredskapskasser rundt om kring på museet. Kassene skal være markert på plantegningene. I en nødsituasjon bør de ansatte følge instruksene på redningskortene for hvordan objekter skal håndteres. Redningskortene skal ligge i beredskapskasser som skal være lett tilgjengelig på strategiske punkter i museet; inngangsdørene til magasiner, sentralbordet og i museets operasjonssentral for nødsituasjoner. Etter at nødsituasjonen er under kontroll skal en kartlegge skadeomfanget og type skader.
Underveis skal hendelsen, tiltak og beslutninger dokumenteres i et eget skjema; «Dokumentasjon av hendelse, tiltak og beslutninger i en beredskapssituasjon».
For å kunne bevise tap av objekter ved innbrudd er det helt avgjørende at museet kan vise til at organisasjonen hadde full kontroll over objektplasseringen av objektene i samlingen sin i perioden før innbruddet. Derfor er det uhyre viktig at museet har en prosedyre for plassering og flytting og en prosedyre for inventarkontroll.
Etter tilstandsvurdering og før museet setter i gang med konservering av objekter som er skadet, må eierskap avklares. Er objektet lånt ut eller deponert til museet må eventuell konserveringstiltak først skriftlig avklares med eier.
Minimumsstandard
Museet skal ha en policy for tiltak ved skade på, eller tap av objekter.
Prosedyren for skade og tap skal sørge for:
- at museet gjennomfører alle rimelige tiltak for å forhindre ytterlige skade eller tap
- at beslutningene og tiltakene som gjennomføres etter skade eller tap blir grundig dokumentert
- at beslutningene og tiltakene som gjennomføres etter skade eller tap er i tråd med gjeldende kontrakter og avtaler