Håndbok til hjelp i museumshverdagen
Den internasjonale museumsorganisasjonen ICOM sin definisjonen av museum er følgende:
Et museum er en permanent institusjon, ikke basert på profitt, som skal tjene samfunnet og dets utvikling og være åpent for publikum; som samler inn, bevarer/konserverer, forsker i, formidler og stiller ut materielle og immaterielle vitnesbyrd om mennesker og deres omgivelser i studie-, utdannings- og underholdnings-øyemed.
Så i følge ICOM er museenes egenart tuftet på forvaltning av materielle vitnesbyrd vi kaller en samling eller flere samlinger. Museenes samlinger gjenspeiler organisasjonens satsingsområder for formidling og forskning. Satsingsområdene er vitnesbyrd fra vår kulturarv i fortid og nåtid.
Utvikling og forvaltning av samlinger skal ikke være basert på tilfeldigheter, men være forankret i en samlingsforvaltningspolitikk og en helhetlig planstrategi.
Planstrategi er betegnelsen på de plandokumenter som styret og ledelsen plikter å utarbeide for å tydeliggjøre strategiske valg for museets fremtidige utvikling, for å avklare ønsket arbeidsmetodikk og arbeidsetikk.
Håndboken støtter opp under organisasjonsutvikling tuftet på samlingsforvaltning. Boken er et verktøy til å forstå hvordan man skal dokumentere, bevare, tilgjengeliggjøre, bruke og videreutvikle samlinger. Den beskriver hvordan man innarbeider samlingsforvaltningspolitikk og gode arbeidsmetoder.
Håndboken er ment som et nyttig og praktisk oppslagsverk for ledere, ansatte og frivillige som driver og videreutvikler museer av alle typer. Den kan også være nyttig lesning for institusjoner med beslektede forvaltningsoppgaver.
I hvert kapittel er det forsøkt å presentere en oversikt over hovedoppgavene innen samlingsforvaltning basert på Spectrum 5.0; den internasjonale standarden for samlingsforvaltning. Kapitlene er ikke uttømmende. Noen oppgaver vil forbli aktuelle i mange år fremover og videreutvikle seg, mens andre vil snart høre fortiden til. Tilsvarende må det tas høyde for at museer har mange forskjellige fokusområder og dermed sammensatte utfordringer når det gjelder samlingsforvaltning. Vi gjør oppmerksom på at vi har tatt utgangspunkt i at alle museer har digitalisert sine kataloger eller er på god vei til å få dette gjort.
Rammeverket
I Spectrum 5.0 deles Samlingsforvaltningen i fire kategorier:
- Utvikling av samlingene
- Dokumentasjon av samlingene
- Tilgang til samlingene
- Bevaring av samlingene
Kategoriene omtaler 21 prosedyrer og Håndboken følger denne inndelingen.
Ni av de 21 prosedyrene kalles for primærprosedyrer og er tydelig markert med symboler på førstesiden i håndboken. Museer bør i første omgang etterstrebe å få rutiner for primærprosedyrene på plass, deretter kan en sette fokus på de øvrige prosedyrene.
To kapitler har forfatterne føyet til. Kapittel 22 «Helse, miljø og sikkerhet» som vi finner at det er viktig å ha fokus på for alle som kommer i kontakt med museenes samlinger.
Vi har også føyet til kapittel 23 «Nasjonale føringer for samlingsforvaltning». De konklusjoner som er publisert i rapporten Vel bevart fra Kulturrådet bør man kjenne til, og det europeiske standardiseringsarbeidet innen Bevaring av kulturarven forplikter også Norge.
Oppbygging av boken
Hvert kapittel begynner med en prosedyrebeskrivelse samt en norsk og engelsk definisjon og minimumskrav til arbeidsprosessen.
Alle rutinebeskrivelser og skjemaer har en direkte link i prosedyren og de kan åpnes fra kapittelmenyen på høyre side.
I kapittelmenyen på høyre siden av prosedyrebeskrivelsen fremgår det håndboken omfatter flere aspekter ved prosedyrene enn beskrevet i SPECTRUM.
Avslutningsvis nevner prosedyren minimumsstandarden beskrevet i SPECTRUM 5.0.
Vi vil understreke at det ikke finnes kun én måte å implementere prosedyrene på. Håndboken er ment til hjelp i arbeidshverdagen og museene kan tilpasse rutinebeskrivelser og skjemaer til eget bruk. Det viktigste er at museer prøver å tilfredsstille kravene for primærprosedyrene.
Vi håper at håndboken kommer til å være en god og praktisk hjelp til de fleste aspekter innen samlingsforvaltning.