Denne overordnede policy for mottak av objekter er behandlet i ledergruppen og vedtatt av museets styre (dato).
Forberedelser til avtalt mottak av objekter
Mottak av objekter som skal anvendes i formidling, forskning eller innlemmes i samlingen, fører til en rekke oppgaver i for og etterkant som må koordineres. Museet bør utpeke en ansvarlig person som koordinerer alle oppgaver knyttet til mottak og eventuell senere aksesjon.
Når levering av objekter ikke er gjort kjent på forhånd og foregår under tidspress, får den som har levert objektene en kvittering for aksesjon til vurdering.
Når levering av objekter er gjort kjent på forhånd, kan forberedelser for mottak innebære å ordne pakking, transport og forsikring. Museet skal avtale tid og sted for leveranse og mottak og hvem på museet som skal ta imot objektene.
Museet bør ha et egnet mottaksrom med karanteneplass.
Her plasseres objekter som leveres. Er det mistanke om insektangrep eller mugg, plasseres objektet i karantene i påvente av videre håndtering.
Når et objekt leveres, skal det registreres i skjema for dokumentasjon av mulige aksesjoner. Ved store mengder objekter hvor det er vanskelig å telle antall objekter, skal en knytte all dokumentasjon og aksesjonsnummer på skjemaet til håndterlige enheter (f.eks 2 esker) og muligens beskrive objektene under ett dersom det vurderes som utfyllende nok og/eller dersom en ikke har tid til mer utfyllende dokumentasjon.
Den som har levert objektet blir informert om museets plikter og rettigheter ift objektet etter overdragelse;
- Museet har forvaltningsansvar for alle objekter i sin forvaring.
- Museet har rett til å avhende objekter som ikke tas inn i samlingen og ikke hentes av eier etter at henting er avtalt.
- Museet har rett til å vite objektets proveniens og siste eier.
Begge parter undertegner skjema for dokumentasjon av mulige aksesjoner og eier får en kopi av skjemaet. Dersom eier ikke er tilstede, blir skjemaet sendt til eier for underskrift og så fort som mulig returnert til museet.
Etter at all informasjon om proveniens, eierskap med mer er dokumentert, kan objektet få en midlertidig lokasjon i mottaksrommet mens man venter på tilstandsvurdering, beslutning om aksesjon, ytterligere dokumentasjon og fotografering.
Registrer et midlertidig aksesjonsnummer eller et lånenummer i databasen og fest det med en liten merkelapp på objektet.
Objekter som kan representere helsefare for medarbeidere eller «smittefare» for samlingen f.eks. mugg og/eller insektangrep, får en midlertidig oppbevaring i karantenerommet.
Konserveringsavdelingen gjennomfører en tilstandsvurdering. Tilstanden beskrives i skjema for dokumentasjon av mulige aksesjoner og tas med i aksesjonskomiteens vurdering om aksesjonen blir tatt opp i samlingen.
Når beslutningen om å inkludere objektet i samlingen er tatt, «bestilles» merking, fotografering og ytterligere dokumentasjon av objektet hos de kollegene som utfører disse oppgaver.
NB: Mottak av funn fra arkeologiske utgravinger kan som regel forberedes i lang tid i forveien. Her er det ofte mengder objekter og volum som gjør at god tilrettelegging av mottak krever lengre forberedelsestid.