ICOM’s etiske regelverk for museer § 2.1 «Samlingsplan» formidler at «Ethvert museumsstyre skal vedta en skriftlig samlingsplan som offentliggjøres. Planen skal omhandle innsamling, bevaring og bruk av samlingene. Status for materiale som ikke vil bli katalogisert, konservert eller utstilt skal framgå klart av planen.»
Her følger en mulig oppsett til en samlingsplan:
Trinn 1: Forberedende arbeid
Museumsledelsen avklarer følgende;
- Hvem som leder det redaksjonelle arbeidet og skriver samlingsplanen
- Tidsplan
- Budsjett som dekker møtekostnader, trykkekostnader etc.
Trinn 2: Definere x-antall nivåer av kulturhistoriske verdier
Historisk verdi, kunstnerisk/estetisk verdi, forskningsverdi og sosial/religiøs verdi kan stå alene som hovedgrunnlag for hvorfor en samling er betydningsfull. Se ellers nasjonale og internasjonale veiledere for samlingsforvaltning.
Trinn 3: Samle informasjon
- Museets vedtekter/formålsparagraf/oppdrag/visjon
- Museets historie
- Beskrivelse av samlingen/delsamlinger
- Historikk
- Omfang
- Eiendomsrett og eventuelle klausuler
- Statusoversikt registrering og dokumentasjon
- Tilstandsvurdering
- Finnes det museer med tilsvarende samlinger
- Samlingens geografiske posisjon; av lokal, regional, nasjonal eller internasjonal betydning
- Beskriv den kulturhistoriske verdien
Trinn 4: Refleksjoner
- Reflekterer samlingen museets samfunnsoppdrag?
- Finnes det åpenbare «hull» i samlingen?
- Kan de delsamlinger som ikke passer inn i museets satsingsområder aktualiseres eller avhendes?
- NB: digitale eiendeler bør vurderes og verdsettes på samme måte som objekter og gjerne omtales i et eget kapittel
Trinn 5: Skrive planen
- Bruk informasjonsgrunnlaget fra trinn 1-4 til å skrive samlingsplanen
Trinn 6: Høring og vedtak
- Planutkastet sendes ut på høring blant de ansatte, styret og eventuelle samarbeidspartnere
- Planen vedtas i ledergruppen
- Planen vedtas av museumsstyret