Prosedyre for ervervelse og aksesjon
Prosedyre for aksesjon av objekter skaffer museet eierskap til objektet. Ifølge loven innebærer termen aksesjon et eierbytte og et etisk ansvar (se Introduksjon) om å ta vare på objektet for fremtiden og formidle det. Den forutsetningen krever at objektet har relevans i forhold til museets samlingsplan (rutinebeskrivelsen for å skrive en samlingsplan).
Prosedyren sikrer tildeling av et unikt objektnummer som knytter objektspesifikk informasjon til objektet. Den sikrer også at museet kan forvalte objektet på den måten som er best egnet ut fra museets visjon og mål. Kanskje objektet ønskes brukt i formidling på skoler og eldrehjem hvor det er lov å håndtere objektet. Da skal museet ha sikret seg den type bruksrett gjennom aksesjonsprosedyren. Museet må da ta stilling til om objektet skal registreres i databasen utover registrering av aksesjon.
Det anbefales at all aksesjon behandles av en aksesjonskomité. Skjema for dokumentasjon av mulig aksesjon er komiteens beslutningsgrunnlag. Ved positivt vedtak i aksesjonskomiteen, blir eier som har donert objektet informert om vedtaket gjennom et takkebrev. Dersom det gjelder et innkjøp eller depositum til samlingen, blir kjøpekontrakt for ervervelse til samlingen (N), acquisition agreement (ENG) eller depositumavtale tegnet og forsikring samt transport avtalt. Avtalen arkiveres og en kopi sendes eller gis til den tidligere eier/långiver.
Når innkjøp eller deponert objekt kommer til museet, skal det utstedes en kvittering for mottak av aksesjon eller innlån til vedkommende som leverer objektet etter at vedkommende har signert to eksemplarer. Det andre eksemplaret bør oppbevares i museets database og knyttes digitalt til objektnummeret.
Minimumsstandard
Museet skal ha en policy for ervervelse og aksesjon av objekter, herunder retningslinjer for innsamling.
Policyen skal klart formidle at museet kun skal erverve objekter i samsvar med museets samlingsplan og ikke handle i strid med lover, traktater, konvensjoner, eller anerkjente etiske retningslinjer.
Museet skal ha skriftlig bevis for overdragelse av eierskap fra de rettmessige eiere til museet, hvilken bruksrett museet har og hvordan museet forholder seg til eventuelle (kopi)rettigheter.
I tillegg skal policyen gi en god oversikt over:
- hvem på museet som autoriserer akkvisisjon av nye objekter i samlingen
- hvilke kostnader som skal tas i betraktning før akkvisisjon av nye objekter
- hvordan museets nummereringssystem ser ut samt hvordan og hvor objektnummer påføres
- hvor lang tid en komplett en aksesjonsprosess normalt skal ta
Museets prosedyre for ervervelse og aksesjon skal også ivareta at:
- hvert enkelt objekt blir tildelt et unikt objektnummer som også festes fysisk til objektene
- aksesjonsoversiktene blir oppdatert, beskriver samtlige aksesjoner og refererer til hver enkelt av dem i nummerrekkefølge
- all relevant dokumentasjon er knyttet til rett objekt og er tilgjengelig i databasen med objektets unike objektnummer
- hvert enkelt objekt fotograferes for gjenkjenning samt formidling og forskning
- museet legger til rette for oppdatering av ervervelses- og aksesjonsregistreringen ved retrospektiv dokumentasjon og samlingsrevisjon
- museet har til enhver tid en oppdatert sikkerhetskopi av all aksesjonsdokumentasjon