Denne overordnede aksesjonspolicy er behandlet i ledergruppen og vedtatt av museets styre (dato).
Viktige føringer for arbeid med aksesjoner
- Museets aksesjonskomité har som oppgave å iverksette og gjennomføre museets aksesjonspolicy
- Aksesjonsforslagene omfatter deposita, gaver og innkjøp. Komiteen må forsikre seg om at det foreligger komplett dokumentasjon av aksesjonen;
- Aksesjonens proveniens skal være kjent og aksesjonen skal ikke stå i motstrid med nasjonal og internasjonal rett og/eller nasjonale og internasjonale avtaler
- En tilstandsvurdering gjennomføres
- Eventuelle konserveringskostnader beregnes
- Magasineringskostnader beregnes
- Hvem eier eventuelle publiseringsrettigheter?
- Aksesjonsforslagene behandles i aksesjonskomiteen og er i tråd med museets gjeldende samlingsplan
- Aksesjonskomiteens innstilling legges frem til godkjenning av museets direktør
Aksesjonskomiteens sammensetning og ansvar
- Aksesjonskomiteen er direkte underlagt direktøren, og skal sammensettes slik at samtlige av museets hovedsamlingsområder er representert.
- Aksesjonskomiteen består av x medlemmer som velges for x år i tillegg til direktøren
- Museets registrar sender ut innkalling til møter, møteagenda og ferdigstiller skjemaene for dokumentasjon av mulig aksesjon. Disse utgjør beslutningsgrunnlaget for alle vedtak i komiteen.
- Komiteen møtes jevnlig, helst månedlig
- Det påhviler komiteen å holde seg orientert innen de aktuelle samlingsområdene. Samarbeid eller konsultasjon med ekstern ekspertise kan være aktuelt. Aksesjonskomiteen har et særlig ansvar for å ha et nært samarbeid med de av museets medarbeidere som har spesialkompetanse innen museets ulike samlingsfelter, inkludert konservering og magasinforvaltning. Alle kuratorer har et medansvar for å evaluere objekter som kan være av interesse å erverve til samlingene og å legge frem velbegrunnede skriftlige forslag til komiteen. Begrunnelsene må være av en slik kvalitet at de kan brukes som underlag for katalogisering.
Agenda for komitémøtene:
- Godkjenning av saksliste
- Økonomisk status
- Referat fra forrige møte
- Oppfølgingssaker
- Nye forslag om innkjøp/tilbud om gaver
- Til orientering
- Offentliggjøring av nyervervelser
- Eventuelt
- Kommende begivenheter: auksjoner, utstillinger
Registraren mottar alle forslag, både fra museets egne ansatte og fra eksterne. Forslag om kjøp skrives i aksesjonskomiteens beslutningsgrunnlag. Dette skjemaet utarbeides av aksesjonskomiteen. Journalføring og arkivering skjer etter gjeldende rutiner for arkivering. Det er hvert medlems ansvar å sette seg inn i saksdokumentene i forkant av hvert møte. Registraren er ansvarlig for møteinnkallelse, saksliste og møteprotokoll.
Samtlige av årets ervervelser bør presenteres på museets nettsted og i museets årsmelding.
Økonomi
Innkjøpsbudsjettet fastsettes av styret. Fakturaer vedrørende innkjøp attesteres av registraren og anvises av direktøren.
Hasteutvalg
Direktøren kan nedsette et hasteutvalg bestående av x-antall av komiteens medlemmer i tillegg til direktøren selv, i de tilfeller hvor aksesjoner krever rask beslutning. Dette kan eksempelvis gjelde ved kortvarige utstillinger og innkjøp i forbindelse med auksjoner.
Arbeidsoppgaver etter positivt vedtak
- Fullstendig registrering av objektet i museets database
- Tildeling av unikt objektnummer
- IPM-tiltak dersom nødvendig
- Merking av objekter med unik objektnummer
- Rutinebeskrivelse for paføring av identifikasjonsnummer beskriver hvor på objektet og hvordan objektnummeret skal festes
- Fotografering av objektet
- Bilder i høy oppløsning knyttes til objektnummeret i databasen
- Pakking og magasinering