Arbeidsform og arbeidsområder
Det påhviler komiteen å holde seg orientert om temaer for innsamling. Samarbeid/konsultasjon med ekstern ekspertise kan være aktuelt. Aksesjonskomiteen har et særlig ansvar for å ha et nært samarbeid med de av museets medarbeidere som har spesialkompetanse innen museets ulike samlingsfelter, inkludert konserveringspersonale og magasinforvaltere. Alle foreslagstillere har et medansvar for å evaluere objekter som kan være av interesse å erverve til samlingene og å legge frem velbegrunnede skriftlige forslag til komiteen. Begrunnelsene må være av en slik kvalitet at de kan brukes som underlag for registrering og dokumentasjon.
Prosedyrer for aksesjon
Aksesjonskomiteen møtes jevnlig, helst månedlig.
Agenda for komitémøtene:
- Godkjenning av saksliste
- Økonomisk status
- Referat fra forrige møte
- Oppfølgingssaker
- Nye forslag om innkjøp, deposita og tilbud om gaver
- Til orientering
- Offentliggjøring av nyervervelser
- Eventuelt
- Kommende begivenheter/utstillinger
Registraren mottar alle forslag, både fra museets egne ansatte og fra eksterne. Forslag skrives i eget forslagsskjema, utarbeidet av aksesjonskomiteen. Journalføring og arkivering skjer i samarbeid med arkiv/dokumentasjonsarkiv. Møtepapirene ligger i egen mappe i databasen/elektronisk arkivssystem. Registraren er, i samarbeid med komiteens leder, ansvarlig for møteinnkallelse og saksliste. Registraren utarbeider protokoll.
Aksesjonsforslag behandles i aksesjonskomitémøte og innstilles for godkjenning av museets direktør.
Gaver, deposita og innkjøp behandles ut fra de samme kriterier.
Samtlige av årets ervervelser blir presentert i museets årsmelding.
Hasteutvalg
Direktøren kan nedsette et hasteutvalg bestående av minst 3 av komiteens medlemmer i tillegg til seg selv, i de tilfeller hvor en aksesjon krever rask beslutning. Dette kan eksempelvis gjelde ved kortvarige utstillinger og innkjøp i forbindelse med auksjoner.