Prosedyre for plassering, flytting og transport
Prosedyren og rutinebeskrivelser i dette kapitlet for plassering, flytting og transport, sikrer at alle objekter som kommer til museet blir dokumentert og håndtert riktig. Dette inkluderer innlån og deposita. Videre at utlån fra museet dokumenteres og håndteres på en sikker måte.
CMS for forvaltning av museale arbeidsoppgaver
Vi anbefaler at museer bruker et profesjonelt Collection Management System (CMS) for forvaltning av museale arbeidsoppgaver som registrering, dokumentasjon, plassering, flytting og transport. Collections Trust har lagt til rette for at CMS-leverandører kan bli SPECTRUM-sertifisert. Informasjon om sertifiseringen og de sertifiserte leverandørene finner en på nettsiden til Collections Trust. (Velg «Spectrum fully compliant» fra menyen til høyre. Disse programvarene adresserer alle 21 prosedyrer i stedet for kun de 9 primær prosedyrer).
Ved valg av et CMS er gode funksjoner som plassering og bevegelseskontroll essensielt. Programvaren bør kunne lage rapporter om bevegelseshistorikk, aktuell plassering og lage turnéoversikter for å nevne noe. Bevegelseshistorikk skal kunne kobles opp mot personene som har vært ansvarlig for håndtering og flytting av et objekt. Uten plasseringskontroll er det tidkrevende å lage utstillinger fra egen samling, svare på forespørsler i forbindelse med forskning og formidling, samt forebygge tyveri.
For gjenfinning i databasen er det viktig å følge rutinebeskrivelse for registrering av objektnummer samt minstestandard for dokumentasjon ved mottak av objekter nøye.
Objekthåndtering og transport
Omfanget av transportvirksomhet ved museer er avhengig av museets størrelse, geografisk arbeidsområde og ambisjoner i forhold til forskning og formidling. Alle museer gjennomfører i større eller mindre grad intern transport av objekter (i eller mellom museets egne bygninger). I tillegg foregår det en utstrakt innlåns- og utlånsvirksomhet blant mange museer som fører til transport innenlands og på tvers av landegrenser. Alle former for objekthåndtering og transport bør følge rutiner som rutinebeskrivelse for håndtering av objekter av ulike materialer og rutinebeskrivelse for pakking av objekter til transport, og rutinebeskrivelsen håndtering og transport; bruk av utstyr.
Ekstern transport krever at utlånskontrakt eller kjøpekontrakt for ervervelser til samling er utformet og undertegnet. Ekstern transport fører gjerne til utarbeiding av et konkurransegrunnlag for innhenting av transportpriser for å sikre best pris og kvalitet på transporttjenester. Museet må deretter få på plass transportavtaler, transportplan, forsikring, pakking med mer. Dersom et utlån eller innlån omfatter Regelverk, søknadsveiledning og forsikringsbevis for statlig forsikring av objekter / Rules for the government indemnity scheme for objects, må en være oppmerksom på tidsfrister for innsending av kontrakter, transportplan med mer. Dokumentene må sendes minst et halvt år i forkant.
Planlegging av flytting
En god del av de skader som skjer med objekter i museenes samlinger, skjer i forbindelse med håndtering, flytting og transport. Derfor må det god planlegging til for å minimere risiko for skader. Riksantikvarieämbetet i Sverige har gitt ut Vårda väl blader med gode råd om Flytta objekt i november 2018.
Første ledd består i Planlegging
Andre ledd består i Tilstandsvurdering av objekter
Tredje ledd består i valg av Pakkemetode
Fjerde ledd dreier seg om Transport
Minimumsstandard
Museet skal ha en policy som dekker kontroll med plassering av objektene.
Prosedyre for kontroll med plassering, flytting og transport skal sørge for at:
- Museet har registrert hvor et objekt normalt er magasinert/utstilt
- Museet registrerer aktuell plassering av objekter som ikke er på sin normale plassering
- Oversikten over plassering av objekter kan søkes både via objektnummer og lagringssted som et minimum
- Museet har oppdatert oversikt over intern flytting av objekter
- Museet har oppdatert oversikt over flytting av objekter ut av museet (geografisk eller organisatorisk)
- Museet har oversikt over hvem som er ansvarlig for flytting av et objekt
- Museet har oversikt over hvem som kan bemyndige flytting av objekter
- Museet har oversikt over tidligere plasseringer
- All transport som museet er ansvarlig for, skjer i samsvar med rutinebeskrivelser for transport
- Ved innlån av objekter innfrir museet utlåners betingelser knyttet til forsikring eller garanti
- Museet påser at aktuelle lover og forskrifter følges, inkludert tollregler, CITES (kontroll med handel med ville dyr og planter), regler for lufttransport, og våpenlovgivning
- Museet gjennomfører og dokumenterer en tilstandsvurdering av objektene i forkant av transporten
- Museet lager en transportplan for flyttingen som inkluderer en risikovurdering og kriseplan
- Museet sørger for at transporten er tilfredsstillende forsikret
- Museet fører en logg over transporten som inneholder begrunnelsen for transporten, transportmåtene, aktuelle datoer og informasjon om hvem som har utført transporten