Å velge et samlingsforvaltningssystem (CMS) er en stor investering for en organisasjon, og beslutningen bør være basert på strategiske mål og rettet mot samtlige arbeidsmetoder og brukere som skal ivaretas.
Prosjektorganisering er et godt verktøy for å gjennomføre kartleggingen som brukes til dokumentasjon for konkurransegrunnlaget til anskaffelsesprosedyren.
Kartlegging
Valg av riktig CMS, konvertering av tidligere system, implementering og kursing krever ressurser.
Museet må ha ressurser til:
- personale med riktig kompetanse
- tidvis fristille arbeidstid blant store deler av personalet
- fristille arbeidstid til kursing
- et innkjøpsbudsjett til anskaffelse og å skreddersy programvaren
- konsulenthonorar
Estimert tidsbruk
Har museet satt av nok tid? Museet må sette av tid til å gjennomføre en grundig kartlegging og gjennomføre en solid anskaffelsesprosedyre med forhandling. Feltkartlegging og standardisering av all dokumentasjon (datarensing) vil også ta mye tid. For en stor database bør en beregne minst 2 år med forarbeid. God prosjektledelse er nøkkelen.
Brukerbehov
Museet må vurdere behovene til brukerne, inkludert ansatte, frivillige, besøkende, forskere etc på tvers av organisasjonen.
- Hva er per i dag den viktigste bruken for museets CMS (prosentvis)
- Samlingens kataloginformasjon for søk, formidling og forskning
- Publisering av samlinger online
- Et integrert samlingsforvaltningssystem for administrasjon og dokumentasjon av alle forvaltningsoppgaver herunder;
- ervervelser
- innlån/utlån/deposita-avtaler
- replika
- planlegging av innhold i utstillinger
- planlegging av innhold i kataloger
- produsere etikketter til utstilling
- Hva er den viktigste bruken i fremtiden for museets CMS (prosentvis)
- Samlingens kataloginformasjon for søk, formidling og forskning
- Publisering av samlinger online
- En integrert samlingsforvaltningssystem for administrasjon og dokumentasjon av alle forvaltningsoppgaver
Hvem blant de ansatte og besøkende vil ha utfordringer med å ta i bruk deres CMS? Hvorfor? Hva kan de trenge av opplæring, og hvordan kan ledelsen oppmuntre dem til å implementere CMS i (arbeids)hverdagen? Hvordan kan ledelsen få organisasjonen til å forstå fordelene for alle?
Hvilket CMS er bærekraftig nok i de neste ti årene? Vurder hvordan museets samling kan endre og vokse, samt kartlegging av fremtidige bruksområder for museets CMS. Med hvilke andre dataprogram skal et nytt CMS være kompatibelt? Tenk digitalt arkivsystem, etc.
Kan museet oppgradere sitt gamle CMS og gjennom oppgraderinger, opplæring og bedre brukerstøtte bli fornøyd med sitt eksisterende system?
Har museet en funksjons sjekkliste? Tenk på hvilke programvarefunksjoner dere trenger; tilgangskontroll, tesauruskontroll, dataimport og eksport? Museet bør også beskrive nøye hva slags support som forventes av leverandøren før, under og etter implementeringen av nytt CMS og hva slags supportnivå det legges opp til internt.
Skaff demoer og bestill demonstrasjoner som brukerne kan vurdere opp mot funksjonsjekkliste. Dette kan for eksempel organiseres som en dagsseminar med «speeddatings» muligheter. En god CMS-leverandør vil være mer enn glad for å få anledning til å presentere sitt produkt og ha en god dialog.
Forholder museet seg til standarder som Spectrum Compliance? Spectrum Compliance er en formell testprosess som sikrer at enhver informasjonsspesifikasjonsenhet som kreves i Spectrum, kan finnes i et system, eller utvikleren kan vise hvor du skal finne informasjonen. Det er viktig å velge et CMS som støtter samlingsforvaltningssystemer inkludert digitale forvaltningssystemer. Har museet to adskilte systemer, må det tas stilling til om det er ønskelig at den nye CMS forene disse to systemer i ett. Denne beslutningen har blant annet innvirkning på type lagring og kostnader forbundet med det.
Museet bør sette av ressurser til kontinuerlig testing og videreutvikling av systemet etter at det er tatt i bruk.