Hvordan håndtere utlån av objekter
Denne prosedyren kan brukes til å vurdere og håndtere forespørsler om lån av objekter til utstillinger, annet formidlingsarbeid eller forskning hos andre museer og institusjoner i inn- og utland.
Utlån er en god anledning til å vise fram samlingen og markedsføre museet lokalt, regionalt, nasjonalt eller til og med på internasjonalt plan. Utlån byr på gode anledninger til å bygge nettverk.
Museer som får forespørsler om lån, må ha klare rutiner for å håndtere disse. Da er det på sin plass med en egen policy for (korttids)utlån. Videre kan det være nyttig med en Rutinebeskrivelse for saksbehandling for (korttids)utlån.
For mindre museer er det fint å ha godt innarbeidede rutiner for hvordan man håndterer utlån av f.eks lokalt produserte utstillinger, se Rutinebeskrivelse for utlån av objekter, mindre museer.
Mye formalia må på plass før en låneavtale kan undertegnes. I slike tilfeller kan et skjema som er utformet ved et av landets større museer, Nasjonalmuseet, være godt å kjenne til: Sikringsutvalgets spørreskjema.
Ved utlån må museet gjøre avtaler om utlånet medfører kurervirksomhet. Det er nyttig å ha en beskrivelse av hva slikt arbeid innebærer slik at riktig kompetanse blir benyttet.
Man regner at korttidsutlån har en varighet på inntil 6 måneder. En avtale som overstige seks måneder krever en deposita-avtale.
Utlånspolicy
Museet bør ha en skriftlig utlånspolicy. Dette kan være en del av samlingsforvaltningspolicy eller et selvstendig dokument. Uansett er det trolig at følgende punkter kan vurderes for en utlånspolicy:
- Hvorfor låne ut objekter
- Hvem kan være mulige låntakere?
- Grunner til avslag på låneforespørsler.
- Er det objekter museet normalt ikke vil låne ut?
- Hva er minimum og maksimum låneperiode?
- Hvor mye tid tar låneforespørsler vanligvis i museet?
- Hvem kan avgjøre om utlånet kan foretas?
- Hva er betingelser og vilkår for et utlån?
Museeet bør ha en skriftlig prosedyre som forklarer trinn for trinn hvordan utlånsprosessen skal foregå.
Minimumsstandard
- Alle låneforespørsler håndteres etter museets utlånspolicy
- Begrunnelsen for lånet skal være godt belyst i en skriftlig lånesøknad
- Alle lån skal være avtalt for en bestemt periode
- Det skal foreligge en skriftlig låneavtale signert museet og den som låner før et lån starter, med klar referanse til de bevaringsforhold som er avtalt, andre vilkår og betingelser.
- Man skal klargjøre at låntaker har forsikring og erstatningsansvar for objektet for transport og i hele utstillingsperioden.
- Alle utlån dokumenteres og opplysninger noteres i museets CMS-system
De museer som skal låne objekter fra deres museum har kanskje mulighet for å søke den statlige forsikringsordningen, se Regelverk for statlig forsikring. Men da må søknaden om lån ferdigbehandles 3/4 år før søknad sendes.