Rutinebeskrivelse for saksbehandling av utlån fra større museer

Rollefordeling

Utlånskomiteen kan ha forskjellig sammensetting, men følgende anbefales:

• Kuratorer som dekker de forskjellige fagområdene (En utpekes som komitéleder)
• Konservator
• Sikkerhetsansvarlig
• registrar

Registraren er som regel ansvarlig for saksbehandling av utlån.

Vedkommende:

1. Forbereder saker til utlånskomiteen. Hvert vedtak skal være basert på:
   • Søknaden
   • Fasilitetsrapport
   • Museets egne utstillingsprogram
   • Objektets bevaringstilstand
2. Skriver referat fra utlånskomitémøter
3. Registrerer utlånsavtaler i CMS
4. Lager saksmappe i elektronisk arkivsystem
5. Sender ut tilsagn- eller avslagsbrev og kontrakt til låntager
   • Herunder presisering av eventuelle konserveringskostnader, sikringstiltak, statsgaranti, monteringskrav, bevaringstiltak, rettigheter på bilder, transportkostnader og forsikringsavtale etc
6. Har interne oppfølgingsmøter med sikkerhet, konservering etc dersom nødvendig
7. Organiserer transport i samarbeid med speditør og låntager
8. I de tilfeller hvor museet har gitt tilsagn til utlån til utstilling av en objekt som er deponert et annet sted må registraren tilbakekalle objektet.
9. Registraren skal ha mottatt forsikringsbekreftelse fra låntager minst to uker før transportdato. Utlån bør bli tilbakeholdt dersom forsikringsbekreftelse ikke foreligger ved transportdato.
10. Distribuere låntagers kataloger til Nasjonalmuseets Bibliotek og den aktuelle avdelingsleder.

NB: Statsgarantier må alltid godkjennes på forhånd av direktøren.

Direktøren er leder for utlånskomiteen

Komiteen kan bestå av direktøren, kuratorene, en konservatorer og saksbehandler/registrar

Oppgaver for saksbehandleren/registrar

• Arkivere innkommende lånforespørsler samt fasilitetsrapport i egne saksmapper for hvert låneforespørsel
• Innhente uttalelse fra sikkerhetsansvarlig, magasinforvalter og konservator
• Forberede saksliste til utlånskomitemøte
• Skrive referat av utlånskomitemøte
• Skrive tilsagn- eller avslagsbrev med opplysninger om eventuelle begrensninger, transportkostnader, forsikringskostnader, kostnader for innramming og konserveringskostnader.
• Lage kontrakt i  to eksemplarer (ved flere visningssteder, utstedes én kontrakt til hvert visningssted)
• I særtilfelle hvor museet har gitt tilsagn til utlån av en objekt som er utdeponert må saksbehandleren tilbakekalle objektet.
• Registrere utlånet i CMS utlånsmodul
• Bestille tilstandsvurdering og monteringsveileder
• Bestille fotografering
• Bestille pakking til transport
• Være i dialog med transportfirma om henting og levering
• Ha mottatt forsikringsbekreftelse fra låntager minst to uker før transportdato. Utlån blir tilbakeholdt dersom forsikringsbekreftelse ikke foreligger ved transportdato.
• Statsgarantier må alltid godkjennes av direktøren på forhånd.
• Distribuere låntagers kataloger til museets bibliotek og ansvarlig kurator.