Forventninger til kureren
Det er kurerens ansvar å gjøre sitt beste for å sikre at et museumsobjekt er trygt utlånt. Ansvaret kan innebære tilsyn eller direkte håndtering av låneobjektet. Kureren er derfor ofte både beskytter og beslutningstaker i forhold til objektets sikkerhet før under og etter transport inntil montering i utstilling. Kureren må også være oppmerksom på kompetansenivå og prioriteringer fra andre involverte i prosessen (agent og låner) og arbeide som en del av et team for å finne passende løsninger på eventuelle problemer som oppstår.
Blir man forespurt til kurertjeneste, må man være klar over følgende; Kurertjeneste gir mange positive muligheter. Noen av fordelene med å være kurér er å danne nettverk, reise, jobbe ‘hands-on’ med samlingen, og det gir muligheter for personlig vekst ut over ditt vanlige arbeid. Men selv om kurerreiser kan være interessante, representerer mange turer også lange reiser, ofte med store mengder tid brukt i lastebiler, fraktområder, flyplasser etc. Du kan også ha begrenset med egentid på destinasjonen og det kan oppstå situasjoner som presser deg utenfor din profesjonelle komfortsone, eller som tester din tålmodighet. Du kan oppleve jetlag og tretthet.
Kureren forventes å være kjent med objektet som lånes ut, være til stede under tilstandsvurderingen og pakkingen før avreise, og å gjennomføre tilstandsvurdering og være tilstede under montering i utstilling sammen med låntaker. Kureren representerer museet til enhver tid, men normalt på låntakerens kostnader (som ofte er en betydelig mengde, det er derfor viktig å forstå og oppfylle kravene til kurerens rolle).
Reiseforberedelser
Registraren utarbeider en ruteplan i samarbeid med låntaker og gir kureren detaljer om den planlagte reisen, involverte objekter, låntaker, visningssted, avtalte lånevilkår og nyttige kontakter. Din reise, per diem, hotell og reiseforsikring er normalt gitt, sammen med veiledning om anskaffelse av et VISA når det er nødvendig. Reiser på «Business class» er vanlig for lengre flyturer når du reiser med objekter (på passasjerfly), mens det kan være økonomiklasse i alle andre tilfeller.
Pass på at passet ditt og alle andre reisedokumenter er oppdatert, og sjekk og bekreft om du trenger ekstra vaksiner for reisen. Kontroller at du forstår ruten og alle aspekter av transitten din. Det kan hende du trenger litt lokal valuta for personlig bruk. Sjekk ruten fra hotellet til museet og hvor mye tid du trenger for å komme til din monteringsavtale.
Sørg for at du er utstyrt med en mobiltelefon. Undersøk værforholdene under turen og kle deg riktig og ha praktisk fottøy. Husk at fraktområder og depoter du eventuelt må besøke kan være veldig kalde. Sjekk at bagasjen din og innholdet er kompatibelt med alle flyselskapsrestriksjoner.
Viktige dokumenter
Tilstandsrapporten beskriver avtalt arbeidsbetingelse ved ankomst hos låntaker og skal danne et referansepunkt for tilstandsvurdering ved montering, demontering og utpakking ved retur. Tilstandsrapporten må signeres etter hver tilstandsvurdering av kurer og låntaker.
Kureren vil normalt være ansvarlig for å foreta en detaljert tilstandskontroll av låneobjektet (sammen med lokalet) og signere tilstandsrapporten om lokalet. Ved eventuell skade eller tap er det kurerens oppgave å sørge for at utlåner og låner blir enige om hvem som er ansvarlig.
Reisedokumentene: Dette er vanligvis gitt av registratoren, og gir opplysninger om sted, rute, personale du vil møte (inkludert transportagenter), innkvartering og per diem (dagpenger som normalt leveres av låntaker avhengig av landets regnskapslovgiving), samt låneavtalene du er ansvarlig for. Videre inkluderer reisedokumentene flybillett og personlig reiseforsikring (for å dekke eventuelle medisinske problemer eller tyveri av dine personlige eiendeler). Merk at hvis det er tyveri, vil du sannsynligvis trenge å informere det lokale politiet for å validere forsikringen din. Søk alltid råd fra din reiseforsikringsleverandør når dette skjer. Du må kanskje ordne privat reiseforsikring hvis du utvider din reise for egen del.
Kvittering: Kvitteringen er beviset for formell overlevering av objektansvar fra kureren til låntaker. Denne er normalt signert etter at objektene har kommet i hus hos låntaker.
Låneavtale: Det er fornuftig å ha med en kopi av låneavtalen.
Forsikring: Du kan få en kopi av forsikringen som dekker lånet til objektet der det er aktuelt.
Tollpapirer: Dette vil normalt bli håndtert direkte av transportagenten og tollpersonalet. Hvis kureren blir presentert for ytterlige papirer må man sjekke med registraren før eventuelle papirer signeres.
Transportforberedelser
Å gjøre kureren oppmerksom på alle deler av prosessen som fører fram til utlånet, vil hjelpe dem å forstå sin rolle i sammenheng. Det er viktig at de vet hvilke deler av prosessen de vil være involvert i, og hvilke deler andre kolleger skal forberede seg på.
Hvem er i kontakt med lånestedet, og hvilke forberedelser gjøres på forhånd (fasilitetsrapport, klimaopplysninger, utstillingsdetaljer, tilgang, involverte, forsikring, utvalg av transportagent etc.). Kureren bør føle seg trygg på at registraren og låntaker samarbeider for å sikre en trygt utlån.
Som kurer bør en sette seg inn i følgende prosedyrer:
- Hvilke prosesser går lånobjektene gjennom (fotografering, tilstandsrapport, bevaringsbehandling, rengjøring, innramming eller glass)?
- På hvilket tidspunkt vil kureren ha muligheten til å gjøre seg kjent med objektet?
- Vil man kunne diskutere tilstandsrapporten med konservatoren, og monterings- eller hengingssystemet med teknikeren?
- Hva slags pakking kan kureren forvente, spesielt tilpassede transportkasser eller blir objektet softpakket?
- Hvor vil objektet normalt bli hentet? Vil det bli overført fra et annet sted først (intern forflytting)?
Tilstandsrapporten er verktøy for tilstandsvurdering
En av de viktigste oppgavene til kureren er tilstandsvurderingen av objektet.
«Verktøyet» for å utføre tilstandsvurdering er tilstandsrapporten. Det finnes mange varianter i forskjellige typer museer, i de ulike land og for forskjellige typer objekter.
Det viktigste rådet er å sjekke objektet først og sammenligne observasjonen med tilstandsrapporten.
Her kan det være lurt å ta med informasjon om hvordan institusjonen utarbeider tilstandsrapporten (om dette er generert av registrator, konservator eller ekstern konservator, og når og hvordan informasjonen i rapporten genereres).
Tilstandsvurderingen er en prosess der både utlåner og låner skal være involvert. Etter denne vurderingen, er den nåværende tilstand for objektet akseptert av både utlåner og låntaker.
Begge parter har en felles interesse i denne prosessen, for etter at man har undertegnet dokumentet, tar låntakeren over og er dermed ansvarlig for eventuelle skader etter dette tidspunkt. Derfor er det spesielt viktig for låntakeren å observere og registrere tilstanden nøyaktig.
Ved demontering av utstilling observeres objektet på nytt for eventuelle endringer i tilstanden mens objektet har vært i låntakerens varetekt. Også på dette stadiet er det i utlåners interesse å sørge for at tilstanden vurderes og registreres, for å kunne sammenligne med tilstanden før utlånet.