Institusjonens navn:
Utstillingens navn:
Tidsrom for utstillingen:
Når ankommer/forlater objektene museet:
Utfylt av:
1. Generell informasjon
1.1 Postadresse, gateadresse, telefon/faks/e-post:
1.2 Type museum, eierstruktur, selskapsform.
1.3 Navn på direktør/leder og kontaktperson for sikring på museet.
1.4 Navn på vaktselskap og brannvesen med kontaktpersoner.
1.5 Har museet utarbeidet informasjon/opplæring/rutiner for vakter og ansatte?
1.6 Er det utarbeidet noen form for redningsplan (evakuering, restverdiredning)?
2. Byggets konstruksjon og organisering
2.1 Gi en kort beskrivelse av konstruksjon; gulv, vegger og tak, antall etasjer, trapper, heis.
2.2 Når var bygget nytt, eventuelt senere rehabilitering?
2.3 Er bygget frittstående eller en del av en bygningsmasse?
2.4 Er det planlagt bygningsarbeider/håndverksarbeider under utstillingsperioden?
2.5 Er det fare for lekkasjer (rør, installasjoner) eller flom?
2.6 Er det planlagt annen bruk/arrangementer i lokalene i utstillingsperioden?
2.7 Er museet soneinndelt med publikumsområde, kontorområde, utstillingsområde, magasin/verkstedområde – gi en kort beskrivelse.
2.8 Gi en kort beskrivelse av utstillingsområdet (ett stort rom, flere små, skillevegger – er de frittstående eller festet i gulv og tak?)
2.9 Vil utstillingen også omfatte hele eller deler av kafé, inngangsområde eller annet?
2.10 Er det et sikkert/innelukket område hvor inn- og utpakking av objekter kan finne sted? Hva er rutinene for inn- og utlasting?
2.11 Skal objektene oppbevares i annet rom enn i utstillingsområde, eventuelt sikkerhetsrom/safe for små og verdifulle gjenstander, og er disse i så fall låst, alarmbelagt og klimakontrollert? Hvem har tilgang og hvem kontrollerer?
3. Innemiljø, klima, lys, forurensing
3.1 Hvilke klimatiske krav (relativ luftfuktighet, temperatur) stilles for utlånte objekter? Registreres klima kontinuerlig?
3.2 Hvilken temperatur og relativ fuktighet vil det være i utstillingsområdet og eventuelt lagerrom? Hvilke systemer sørger for klimakontroll?
3.3 Er det krav til lysforhold for utlånte objekter? Hvilken type belysning finnes i utstillingsarealet? Er det noen form for kontroll av lysforhold (dagslys, kunstlys)?
3.4 Er det materialbruk i utstillingen som kan skade objektene (i montre eller annen direkte kontakt)?
3.5 Er forurensing et problem, blir uteluft filtrert?
4. Brannsikring
4.1 Er bygg, utstyr og vedlikehold i samsvar med gjeldende lover og forskrifter innen brannvern?
4.2 Har museet utarbeidet branndokumentasjon, når var siste brannsyn?
4.3 Har museet organisert brannvernet, og hvor ofte avholdes brannøvelser? Når var siste brannøvelse?
4.4 Beskriv tilgang på slukkemidler (håndapparater – type og antall, vannslanger).
4.5 Hvor ofte øves det i bruk av slukkemidler. Hva er rutinene for ettersyn?
4.6 Er alle nød-dører utstyrt med alarm og sikkerhetslås? Er det i så fall tidsforsinkelse?
4.7 Beskriv anlegg for brannalarm; type detektorer og terminering til brannvesen.
4.8 Er det innvendige og utvendige alarmklokker?
4.9 Er brannalarmanlegget FG-godkjent?
4.10 Blir systemet sjekket i utstillingsperioden? Av hvem, hvor ofte?
4.11 Hva er brannvesenets innsatstid (tid fra alarm til igangsatt slokking), hvor langt er det til den lokale brannstasjonen?
4.12 Er det installert automatiske slukkeanlegg (sprinkler, tåke, gass), hvis ja beskriv kort.
4.13 Er det installert lynvern/overspenningsvern i bygningen?
4.14 Oppbevares det brannfarlige væsker/materialer i bygningen, og oppbevares dette eventuelt i sikre rom?
4.15 Beskriv eventuelt tidligere branner, branntilløp og relevante erfaringer med dette.
5. Tyverisikring
5.1 Hva slags utdanning/opplæring har sikkerhetsansvarlige?
5.2 Hvordan er uteområde og ytre bygningsskall fysisk sikret; belysning, tilsyn og vakthold, standard på vegger/tak/dører/glass, for eksempel i forhold til klassifisering B1/B2/B3.
5.3 Er det vaktpersonell i museet 24 timer i døgnet? Hva slags personell blir benyttet, vaktselskap eller egne ansatte? Vil det bli etablert en protokoll hvor alle vaktene føres inn/ut? Hva slags utstyr har vaktpersonalet? Beskriv rutinene.
5.4 I utstillingsperioden, hvor mange vakter er planlagt, hvor stort område har de ansvar for, og hvor er disse utplassert.
5.5 Hvor ofte blir utstillingsarealet kontrollert utenom åpningstid? Av hvem?
5.6 Blir det utarbeidet inventarliste for utstillingsobjektene, og hvor ofte vil det bli kontrollert at objektene er tilstede?
5.7 Hvordan vil adgangen inn til og ut av utstillingsområdet bli kontrollert?
5.8 Hvilke tiltak er planlagt dersom tyveri forsøkes utført i åpningstiden?
5.9 Beskriv alarmanlegg for tyveri/innbrudd (type, installert av hvem, sist kontrollert, loggføring av episoder); alarmer for glass/vinduer, dører, rom, monter, er det planlagt gjenstandsalarmer?
5.10 Hvordan er rutinene for aktivering og avstenging av alarm (tidsbryter, manuelt)? Er alarm alltid aktivert utenom åpningstiden for utstillingen?
5.11 Kan arealene soneinndeles i forhold til alarm; utstillingsareal, kontorer, kafé osv.
5.12 Hvor/til hvem er anlegget terminert, hva er alarmreaksjonen og hvor lang tid tar det?
5.13 Er det mulighet for/søkt om direkte alarmkopling til politiet i utstillingsperioden?
5.14 Er det dører i utstillingsarealet som leder direkte ut av bygningen, tilsvarende med vinduer som lar seg åpne fra innsiden? Hvis ja, hvilken kontroll er planlagt?
5.15 Beskriv rutiner for sikring av nødutganger ved brannalarm (jf. 4.9), for kontroll av tyveri ved aktivering av alarm.
5.16 Vil objekter festes til vegg/underlag, vil det bli brukt monter, hvordan sikres små og spesielt verdifulle gjenstander, hvordan holdes publikum borte fra objekter som ikke befinner seg bak glass eller i monter?
5.17 Har museet utstyr for kontinuerlig videoopptak? Fra alle kameraer? Er alle rom i utstillingsarealet dekket av kameraer? Er det et kamera ved inn/utgangsdører som gjør opptak av alle som passerer? Ved nødutganger?
5.18 Beskriv eventuelle tidligere tyverier og relevante erfaringer med dette.
6. Håndtering og pakking
6.1 Er pakkesystemer, materialer og kasser av tilfredsstillende kvalitet med hensyn til støt, håndtering og klimavariasjoner?
6.2 Har både utlåner og låntaker tatt del i godkjenning av håndtering og pakking, skal dette utføres av kvalifisert personell?
6.3 Er det enighet om utarbeiding av tilstandsrapporter, med dokumentasjon av objekter og pakking?
6.4 Er dokumentasjonsgrunnlaget godt nok for vurdering av eventuelle skader ved utpakking?
6.5 Skal samme person(er) være tilstede ved opp- og nedpakking, og skal representanter fra begge institusjoner være tilstede?
6.6 Er det utarbeidet avtale for håndtering og pakking, som en del av låneavtalen?
7. Transport
7.1 Gi en beskrivelse av transporten; eventuell oppsamling av objekter før hovedtransporten til Norge, bruk av speditør/transportbyrå, reiseruter, overnattinger, bruk av fly/bil/tog/ferger (legg ved de avtaler som foreligger).
7.2 Hvem er ansvarlig for tollklarering og innsjekking til Norge?
7.3 Hvem/hvor mange vil følge transporten? Er det planlagt bruk av kurér?
7.4 Vil transporten være sikret ved overnatting og overfart med ferge og liknende?
7.5 Har bil(ene) tilfredsstillende alarm, brannslukningsutstyr, klimatisering (temperatur, relativ luftfuktighet?), støtdemping, eventuelt GPS?
7.6 Er det planlagt eskorte/ekstra vakthold på deler av strekning, ved av- og pålessing?
8. Tidligere utstillinger med statlig forsikring
Gi en oversikt over tidligere utstillinger med statlig forsikring.
Er det tidligere erfaringer som er relevante å trekke fram?
9. Avsluttende spørsmål
Er det etter institusjonens egen vurdering andre forhold enn de som framgår av dette spørreskjema som er relevante for en vurdering av sikringen, og er det konkrete svakheter som bør rettes på før utstillingen gjennomføres med statlig forsikring?
I tillegg til utfylt spørreskjema ber vi om at kopi av følgende dokumenter legges ved:
- institusjonenes sikringsplan
- kort informasjon (brosjyre) om museet med situasjonsplan
- plan over utstillingsareal, med markering av slukkeutstyr, alarmer og nødutganger
- eventuelt plan over annet areal for midlertidig oppbevaring (lagerrom)
- eventuell kartleggingsrapport (”facility report”) med utlåners krav
Vedlegg 1: Eksempel på forsikringsbevis til utlåner
Museum X
Your ref: ……………… Our ref:…………………….. Date xxx xxxx
The Royal Norwegian Ministry of Culture hereby declares that government indemnity is given for the exhibition “O” at the “Z Museum” in Norway.
Maximum liability of the Norwegian Government will be EURO/USD/GBP/… for (number of) masterpiece(s) from the “X Museum” … as specified in the loan contract (date) between X and Z.
The liability period covers the insured objects «nail go nail», and begins no earlier than (date) and ends upon return to lender, no later than (date).
The indemnity covers loss or damage during the exhibition period and transport, in accordance with the terms and conditions set out in “Rules for Government Indemnities against Loss or Damage to Foreign Objects loaned to Exhibitions in Norway”.
Yours sincerely,
————————————-
Deputy Director General ————————————
Senior Adviser