Begrepet samlingsforvaltning er den norske oversettelsen av begrepet collections management. Samlingsforvaltning er de prosedyrene museet følger og det arbeidet det utfører, for å sikre dokumentasjon og bevaring av og tilgjengelighet til sine samlinger. Samlingsforvaltning er grunnmuren i museumsorganisasjonen. En samlingsforvaltningsplan er dermed den overordnede planen for museumsvirksomheten.
Det stilles ofte spørsmål om forskjellen mellom en samlingsforvaltnings policy, en samlingsforvaltningsplan og en samlingsplan. Forskjellen skal belyses her.
Samlingsforvaltningspolicy
En samlingsforvaltningspolicy beskriver de grunnleggende verdiene vi har ift bevaring og tilgjengeliggjøring av samlingene samt hvilke rutiner som benyttes for å foreta beslutninger eller gjennomføre arbeidsoppgaver.
Samlingsforvaltningsplan
En samlingsforvaltningsplan kan bygges opp på mange forskjellige måter. Vi viser til et eksempel hvor samlingsplan og plan for FDV (forvaltning, drift og vedlikehold) er implementert i samlingsforvaltningsplanen.
Introduksjon
Kap 1) Museet i et perspektiv
- Historisk oversikt og dagens situasjon
- Visjon
- Geografisk arbeidsområde og samarbeidspartnere
Kap 2) Inntak, katalogisering og dokumentasjon
-
Inntak og aksesjon av objekter
-
Katalogisering og kvalitetssikring
-
Minimumstandard for Primus Gjenstand og Kunst
-
Minimumsstandard for Primus Foto
-
Språkbruk
-
Signaturer og aksesjonsnummer
-
Rutiner for påføring av identifikasjonsnummer
-
Fotografering og innlegging av bilder
Kap 3) En samlingsplan
- Samlingshistorie og eiendomsrett – objekter, foto og arkiv
- Samlingshistorie og eiendomsrett – bygninger
- Samlingsplanen er på plass – hva nå?
- Aktiv innsamlingspolitikk
- Avhending
Kap 4) Etiske krav til museumsansatte
Kap 5) Samlingsmobilitet: utlån, lån og deponering
- Rutiner for (ut)lån av objekter
- Deponering
- Lån til utenlandske institusjoner
- Tilstandsrapport
Kap 6) Rengjøring, håndtering og transport
- Rengjøring før registrering
- Frysing
- Håndtering
- Transport
Kap 7) Forebyggende konservering
- Preventiv konservering
- Temperatur og luftfuktighet
- Skadedyr, sopp og mikroorganisme
- Lys
- Normer for museer
- Oppbevaring og magasinering av objekter
- Innpakking av objekter
- Dokumentasjon av tiltak
- Rengjøring i museet
- Når gjør vi rent?
- Hvor ofte gjør vi rent?
- Rengjøringsmetoder
- Rutiner for rengjøring av kulturhistoriske bygninger
- Rutiner ved sesongstart
- Rutiner ved sesongavslutning
- Søppelrutiner
Kap 8) Konservering
- Konservering og restaurering – hva betyr disse begrepene?
- Konservering
- Restaurering
Kap 9) Forvaltning, drift og vedlikehold (FDV)
Kap 10) Oppsummering
Kap 11) Veien videre
Litteraturliste
Vedlegg
Samlingsplan
En policy for samlingsforvaltning er overordnet en samlingsforvaltnings-plan som igjen er overordnet en samlingsplan i den forstand at den fanger bredere.
En samlingsplan gjenspeiler bare en liten del av den totale samlingsforvaltningen. Den kan inngå i en samlingsforvaltningsplan eller være en selvstendig plan.
En samlingsforvaltningsplan er et konkret og praktisk arbeidsdokument tuftet på museets formålsparagraf og samlingsforvaltningspolicy. Den trekker opp retningslinjer for å sikre at samlingene og bygningene blir tilfredsstillende bevart, dokumentert og gjort tilgjengelig for alle. Samlingsforvaltningsplanen vil gi museets ansatte mulighet å ta beslutninger angående museets hovedoppgaver på solid faglig grunnlag. Retningslinjene skal sikre at samlingene vil bli overført til kommende generasjoner så langt de økonomiske ressurser står i stil med antall gjøremål.
En samlingsplan beskriver en strategisk samlingspolitikk som fungerer som et museumsfaglig verktøy og som et styringsdokument for museumsledelsen for å bestemme museets tematiske satsingsområder og geografiske nedslagsfelt. Samlingsplanen skal fastlegge en politikk som er integrert i formidlings- og forskningsstrategien ved museet. Det vil si at ingen objekter skal erverves av museet med mindre de bidrar til å oppfylle museets visjon og målsetting.
ICOMs museumsetiske retningslinjer understreker viktigheten av en etablert samlingspolitikk. Hvert museumsstyre skal vedta en skriftlig samlingsplan som bør offentliggjøres. Den skal klart formulere samlingshistorikk, en vurdering av samlingenes styrker og svakheter og foreslåtte innsamlingsområder. Planen bør inkludere instruks angående klausulerte anskaffelser, så vel som en begrensning på mottak av objekter som ikke passer inn i prioriterte samlingstemaer eller kan
bli tilfredsstillende katalogisert, konservert, oppbevart eller formidlet. Samlingsplanen bør revideres minst hvert femte år
Husk at ordet ”samle” er et verb og viser til en aktivitet som innebærer å samle inn etter en strategisk plan, men for at samlingene våre kan gjenspeile en museumsorganisasjon i takt med samfunnet for øvrig, bør det å samle bety noe mer enn kun innsamling. En samling kan sees på som et levende organisme hvor noe kommer til og noe forsvinner. En samlingsplan bør med andre ord sikre en dynamisk samlingspolitikk, og i tillegg til retningslinjer for innsamling også innebære retningslinjer for lovlige avhendingsmetoder som f.eks overføring av eierskap av langvarige deposita mellom museer med nasjonale samlinger, eller bytte.