Prosedyre for inventarkontroll
Prosedyre for inventarkontroll omfatter alle objekter inkludert lånte objekter, objekter som ikke er aksesjonsført, deponerte objekter og rekvisitter.
Bruk prosedyren for å sjekke at museet har dokumentert all nødvendig grunnleggende informasjon som trengs til forsvarlig forvaltning av samlingene.
Hvis organisasjonen er usikker på hvor nøyaktig eller fullstendig samlingen er dokumentert, kan det avklares ved å revidere et tilfeldig utvalg av samlingen for å vurdere omfanget av dokumentasjonsetterslepet. Se revisjonsprosedyren; kapittel 21 for veiledning.
Minimumsstandard
Prosedyre for inventarkontroll skal sørge for at:
- Museet skal ha en policy for inventarkontroll
- Museet har møtt minimums kravene til de øvrige 9 primærprosedyrer.
- Museet kan gjøre rede for ethvert objekt til enhver tid
- Museet kan ut i fra de forskjellige felt i et samlingsforvaltningssystem, produsere en komplett liste over alle objekter som organisasjonen forvalter
- Museet kan gi oppdatert informasjon om alle objekter i museets forvaltning, inkludert inn- og utlån, deponerte objekter og andre ikke-aksesjonerte objekter
- Museet skal kunne vise til dokumentert eierskap til alle objektene
- Museet skal kunne gjenfinne ethvert objekt
- Ovennevnte skal gjenspeiles i en minimumsstandard for dokumentasjon
- Et unikt objektnummer (det skal fremgå om objektet er fra egen samling, lånt, eller har annen status)
- Hvert objekt (eller gruppe av objekter) har påført et unikt nummer som kobler dokumentasjonen til det fysiske objektet det beskriver.
- Objektnavn
- Hvert objekt (eller gruppe av objekter) har et registrert navn og kort beskrivelse (eller bilde).
- Antall objekter (hvis en gruppe)
- Hvis et unikt nummer refererer til en gruppe av objekter, eller ett objekt med flere deler, registreres nummeret på de individuelle objekter.
- En kort beskrivelse og bilde
- Hvert objekt (eller gruppe av objekter) har en kort beskrivelse og bilde
- Den nåværende plasseringen
- Nåværende eier og hvordan objektet kom inn under museets ansvar
- Proveniens
- Den som registrerer
- Registreringsdato
- Et unikt objektnummer (det skal fremgå om objektet er fra egen samling, lånt, eller har annen status)
Hvis museet for øyeblikket ikke oppfyller ovenstående krav, bør det utarbeides en prosjektplan som definerer når og hvordan minimumsstandard for dokumentasjon vil komme på plass.