Prosedyre for mottak
Objekter kommer til museet enten på initiativ fra museet eller på initiativ fra giver. I begge tilfeller skal den endelige beslutningen om å oppta objekter i samlingen være basert på museets formålsparagraf og en samlingsplan. Når det gjelder innlån, kan vi vise til kapittel 7 for prosedyrer rundt dette.
Bortsett fra den juridiske siden ved å eie et objekt eller en samling, representerer hvert objekt (drifts)kostnader for museet. Det krever økonomiske ressurser å gjennomføre dokumentasjon, formidling, konservering og magasinering av objektet. Det er også av den grunn viktig at museet kun har relevante objekter i sin samling. Derfor er det viktig at museet setter i gang arbeid med Samlingsforvaltningspolicy, samlingsforvaltningsplan og samlingsplan – tre begreper med ulik betydning
Prosedyre for mottak inkluderer en kvittering for objekter overdratt til museets eie og/eller forvaltningsansvar. Den beskriver museets ansvarsforhold til objekter som er tatt imot, på hvilken måte identifikasjonsnummer blir tildelt og påført og hvordan informasjon om objektet blir dokumentert. Prosedyren formidler hvordan besøkende som ønsker å gi objekter til museet tas imot og følges opp, og hvordan museet registrerer førstehåndsinformasjon umiddelbart ved overlevering av objekter i gave eller til vurdering. Rutinebeskrivelsen «Når noen tilbyr et objekt eller objekter» kan være en god veileder.
Museet har ansvar for alle objekter som befinner seg fysisk på museet. Det utgjør ingen forskjell om objekter er eiet, lånt eller har kommet på annet vis til museet. Dette er hovedgrunnen til at museet skal registrere alle objekter som kommer til museet, med en gang de er levert. Den som tar i mot sørger for at giveren får både kvittering for aksesjon til vurdering og skjema for dokumentasjon av (mulige) aksesjoner.
Termen «eier» anvendes i forhold til den personen som har levert og/eller deponert et objekt på museet. Er det tydelig at vedkommende som leverer objektet utfører en oppgave på vegne av eieren, bør vedkommende presentere et signert skriv fra eieren om den delegerte oppgaven.
Norsk kulturråds rapport «Samhandling og arbeidsdeling ved dokumentasjon og innsamling i kulturhistoriske museer» fra 2012, sier det på følgende måte: Bærekraftig samlingsutvikling skal spare ressurser og miljøet. Ved passivt mottak av gaver og materiale fra «redningsaksjoner» settes bærekraftig samlingsutvikling i fare. En viss brukermedvirkning bør det være anledning til, men museet må ha full styring (ibid.:28-30).
Vi anbefaler at museet oppretter en aksesjonskomité eller inntakskomité. Det er aksesjonskomiteen som tar den endelige beslutningen om et objekt eller en delsamling tas opp i museets samling. Aksesjonskomiteens oppgaver står beskrevet i rutinebeskrivelse for aksesjonskomiteen
Prosedyrene for mottak og rekkefølgen i prosedyrene er belyst i policy for mottak av objekter.
Den ansvarlige kurator, avdelingsleder eller direktør fyller ut aksesjonskomiteens beslutningsgrunnlag slik at forslaget kan tas opp i komiteens førstkommende møte. Dersom museet ikke vil ha objektet og det fortsatt befinner seg på museet, skal det returneres til eier eller utlåner, gjerne med et følgebrev; «Avslag på tilbud om objekter til samlingen«.
Minimumsstandard
Museet skal ha en policy som dekker mottak og deponering av objekter. Museets policy beskriver de prosedyrene som kreves for å gjennomføre og dokumentere mottak:
- Museet har full oversikt over alle objekter organisasjonen har forvaltningsansvar for
- Museet utvikler et skjema for dokumentasjon av mulige aksesjoner
- Forvaltningsbetingelser er skriftlig avklart
- Det skal fremgå hvorfor museet skal forvalte objektet
- Museet avtaler en returdato dersom objektet ikke skal innlemmes i samlingen eller lånet opphører
- Dersom eier ikke ønsker objektet tilbake når museet har bestemt at det ikke skal inn i samlingen, må museet ha skriftlig samtykke at museet har lov å avhende objektet på den måte organisasjonen synes er mest hensiktsmessig
- Det er avklart hvilket ansvar museet har dersom det oppstår en skade på objektet i perioden museet avklarer objektets status.
- Museet avklarer hvem som er rettmessig eier
- Museet dokumenterer mest mulig kjent informasjon om objektet gjennom samtale med eier
- Museet gir en kopi av skjema for dokumentasjon av mulige aksesjoner som kvittering til tidligere eier/den som deponerer objektet. Skal dokumentasjonen finne sted på et senere tidspunkt, gis det en kvittering for mottatt aksesjon eller innlån
- Forvaltningsbetingelser er skriftlig avklart
- Museet gir en unik identifikasjon til objektet (eller gruppen av objekter som hører sammen) som er tatt imot
- Museet avklarer om objektet kan føre til helseskade eller er infisert med skadedyr. Objektet plasseres i eget mottaksrom for vurdering av konservator.